Бест Бухшоп - лучший интернет магазин для бухгалтеров с бесплатной доставкой по всему миру!
Наш магазин продает книги и журналы по бухгалтерскому учету. Наши издания признаны самыми лучшими и актуальными.
Они помогают в работе огромному количеству бухгалтеров, благодаря им вы сократите поиск нужной информации и
будете быстро и легко решать все рабочие вопросы. У нас самые низкие цены и огромное количество скидок и акций.

Архивное хранение документов

25.04.2014

Теги: Бухгалтерсий учет, Новости по бухучету, Статьи по бухучету



Для вас доверили архив бухгалтерских документов? Это неплохой знак. И действительно, лишь ответственному сотруднику управление может поручить работу с огромным массивом документов, в котором отражена вся финансовая жизнь компании. Как разобраться со всем этим сокровищем по букве закона и не навлечь на себя немилость со стороны налоговых инспекторов и иных непрошеных гостей?

Порядок и сроки хранения бухгалтерских документов

По подсчетам профессионалов, огромную часть документов компании составляют бухгалтерские документы – на их приходится до 80% всего документооборота. Необходимо отметить то, что конкретно они являются самой небезопасной, как люди привыкли выражаться, зоной риска для управления и остальных ответственных лиц, когда на пороге наконец-то возникают представители контролирующих органов. Не для кого не секрет то, что для того чтоб визиты таковых гостей как раз обходились без излишней паники, следует навести порядок в архиве и, наконец, подкрепить свою уверенность познанием, как заведено, главных законов, касающихся вопросцев хранения бухгалтерских документов.

Общий порядок хранения документов установлен архивным законодательством. Было бы плохо, если бы мы не отметили то, что речь идет о 3-х главных, как мы выражаемся, нормативных актах: Федеральном законе от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ», Главных правилах работы архивов организации, одобренных решением Росархива от 06.02.2002 г. и Списке типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности муниципальных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном Приказом Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. № 558.

С 1 января 2013 года в силу вступил новейший закон «О бухгалтерском учете», в нем установлено, что первичные учетные документы, регистры бухучета, бухгалтерская (финансовая) отчетность должны храниться более 5 лет после отчетного года (ст. 29). Вообразите себе один факт о том, что аналогичное требование содержится в Положении по ведению бухучета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденном Приказом Минфина Рф от 29 июля 1998 г. № 34н (п. 98).

Согласно Налоговому кодексу РФ, данные бухгалтерского и налогового учета, также документы, нужные для исчисления и уплаты налогов, подлежат хранению в архиве более 4 лет. Не для кого не секрет то, что это касается как юридических лиц, так и индивидуальных бизнесменов в этом случае, ежели другое не предвидено законодательством.

Не считая того, до сих пор действует документ, принятый приказом Минфина СССР в 1983 году, – Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, согласно которому сроки хранения документов должны определяться в согласовании с списком типовых документов (п. 6.5).

В реальный момент в архивной практике в главном употребляется обозначенный выше список типовых управленческих архивных документов 2010 года. И действительно, он представляет собой упорядоченный перечень документов со сроками их хранения. А именно, раздел 4 «Учет и отчетность» содержит два подраздела: 4.1. «Бухгалтерский учет и отчетность» и 4.2. «Статистический чет и отчетность».

Для автоматического определения сроков хранения бухгалтерских документов в режиме онлайн существует специализированный бесплатный сервис «Архивист Онлайн». Все знают то, что с его помощью даже новичок может найти сроки хранения бухгалтерских документов по трем перечням. Конечно же, все мы очень хорошо знаем то, что это в значимой мере ускоряет процесс поиска подходящей статьи списка, но не отменяет необходимость общего ознакомления с правилами использования документа.

Особо необходимо подчеркнуть, что сохранять необходимо не только лишь бумажные, да и электронные документы, так как, согласно закону «Об архивном деле», к архивным документам относятся любые документы безотносительно к носителю инфы (ст. 5). Наиболее того, в протяжении более 5 лет нужно обеспечивать сохранность средств, служащих для воспроизведения электронных документов и проверки подлинности ЭЦП.

В итоге отметим, что началом срока хранения документов считается 1 января года, последующего за годом, в каком они были составлены либо приняты к учету. К примеру, исчисление срока хранения дел, составленных в 2013 г., начинается с 1 января 2014 г.

Где лучше хранить бухгалтерские документы

1-ый метод сохранить документы – организовать свой архив.Данное право так сказать закреплено за организациями в законе «Об архивном деле». И даже не надо и говорить о том, что при всем этом необходимо держать в голове, что он, наконец, предъявляет строгие требования к созданию архивохранилища, выполнить которые под силу не каждой фирме.

Неотклонимым условием для организации архива как раз является наличие отдельного помещения, оборудованного системами пожаротушения, вентиляции и сохранности. Конечно же, все мы очень хорошо знаем то, что для избежания раннего выцветания документов в хранилище должны быть наконец-то установлены особые полки либо стеллажи, а окна иметь шторы либо жалюзи. С целью предупредить пробы несанкционированного доступа рекомендуется ставить железные сетки и двери.

Ежели управление компании приняло решении о разработке собственного архива, нужно позаботиться о разработке номенклатуры дел, копия которой хранится в архиве. Она дозволяет производить резвый поиск нужных документов. Принципиально держать в голове, что, как правило, выдача бух. документов из архива компании сотрудникам остальных структурных подразделений, вообщем то, допускается лишь с разрешения головного бухгалтера.

Внеофисное хранение документов – другой метод хранения документов, который как бы заключается в вербовании ресурсов проф. архивной компании. Несомненно, стоит упомянуть то, что т.к. документы как бы хранятся в территориально распределенном архиве (за пределами кабинета) третьей стороны, то это наращивает шансы на их сохранность в случае, как все говорят, форс-мажорных событий либо нелегального проникания на местность кабинета.

Как правило архивные компании предоставляют в использование стопроцентно оборудованный архив с соблюдением правил сохранности и порядка работы с архивными документами. Всем известно о том, что для работников компании (офис-менеджеров, секретарей, бухгалтеров, архивистов и др.) это наконец-то значит существенное понижение рабочей перегрузки, а для компании – понижение издержек на создание и содержание собственного архива.

Выбор метода хранения бухгалтерских документов определяется финансовыми способностями компании, количеством архивных документов и динамикой их прироста. Не для кого не секрет то, что в неких вариантах решающим фактором как раз стают требования службы сохранности, которым могут соответствовать лишь архивы проф компаний.

Процедура ликвидирования: избавляемся от ненужных документов

Обычно, бухгалтерский документ считается ненадобным, если сроки его хранения истекли. Правда, в исключительных вариантах (к примеру, во время судебных разбирательств) в интересах компании как раз сохранять некие бухгалтерские документы выше, как заведено, установленных законом сроков. И действительно, за консультацией о том, какие документы подлежат выделению к уничтожению, а какие следует также придержать на архивных полках, лучше обратиться к спецам архивных компаний, которые каждый денек сталкиваются с практикой ликвидирования бухгалтерских документов.

Общая процедура ликвидирования документов (не только лишь бухгалтерских) состоит в подготовительном проведении экспертизы ценности документов, составлении акта о выделении дел на ликвидирование и физическом ликвидировании отслужившей макулатуры.

Итак, первым шагом также является создание экспертной комиссии (ЭК), члены которой занимаются отбором и, как все говорят, подготовкой документов для их передачи в архив, также выделением к уничтожению документов с истекшими сроками хранения. Все знают то, что согласно Примерному положению о повсевременно работающей экспертной комиссии учреждения, организации, компании, утвержденному Приказом Росархива от 19 января 1995 г. № 2, в состав комиссии входят более квалифицированные сотрудники из различных структурных подразделений.

В этом случае ежели организация является источником комплектования муниципальных (городских) архивов, то ликвидирование документов обязано осуществляться лишь опосля согласования с надлежащими архивными органами.

Иной принципиальный момент: бухгалтерские документы с истекшими сроками хранения как раз могут быть выделены к уничтожению после, как всем известно, того, как были составлены годичные разделы описей дел неизменного хранения. Надо сказать то, что ежели документ неизменного срока хранения отсутствует, а его данные могут быть восстановлены при помощи документов временного срока хранения, то крайние уничтожению не подлежат.

Большая часть документов уничтожается с составлением соответственного акта, унифицированной формы которого не предвидено (но в нем должны находиться неотклонимые реквизиты). Само-собой разумеется, не считая акта на ликвидирование дел, составляется особый акт (приемно-сдаточная затратная), в каком указаны дата передачи, полное количество документов и вес принятых дел. Очень хочется подчеркнуть то, что без таковой затратной акт на ликвидирование дел как раз будет признан недействительным.

Проведение процедуры ликвидирования бухгалтерских документов – от шага проведения экспертизы ценности до физического ликвидирования (утилизации) – может быть методом вербования служащих проф. архивных компаний. Обычно, услуга по выделению дел на ликвидирование, вообщем то, содержит в себе все нужные мероприятия, реализуемые с учетом архивного законодательства и настоящей практикой организации. Обратите внимание на то, что ежели архив находится в запущенном состоянии, то за ранее рекомендуется выполнение комплекса процедур по архивной обработке. Несомненно, стоит упомянуть то, что это способно не только лишь уменьшить опасности неправильного отбора документов и неверного их ликвидирования, да и стать неплохим заделом на будущее в деле самостоятельного ведения архива бухгалтерских документов.

Штрафы за неверное хранение и непредставление бухгалтерских документов

На 1-ый взгляд, наказание за нарушение правил хранения, комплектования, учета либо использования архивных документов, предусмотренное Кодексом административных правонарушений в размере от 100 до 300 руб. для людей и от 300 до 500 руб. для должностных лиц (ст. 13.20), смотрится забавным. Но перемножьте эти числа на количество, к примеру, потерянных документов, и вы получите итоговый размер штрафа с уже не настолько безопасными несколькими нулями.

При неисполнении обязанности, порядка либо сроков хранения документов обществ с ограниченной ответственностью и акционерных обществ юридическое лицо может, наконец, поплатиться штрафом до 300 000 руб., а должностные лица – до 5000 руб. (ч. 1 и 2 ст. 13.25 КоАП РФ).

Судебная практика как раз обосновывает, что понести, как мы выражаемся, внезапные валютные расходы организация может как за нарушение правил хранения, так и за несвоевременное представление документов по запросу контролирующих органов. И действительно, в последние годы законодательные требования в данной сфере приметно ужесточились. Необходимо отметить то, что так, с 2010 года действуют новейшие поправки в НК РФ, согласно которым штраф за непредставление документов для организаций и личных бизнесменов возрос с 50 до 200 руб. за каждый документ (ст. 126). За несообщение сведений, как многие думают, налоговому органу угрожают выплаты до 5000 руб., а при многократном нарушении в течение года – до 20 000 руб. (ст. 129.1).

В отдельных вариантах за непредставление документов против нарушителя быть может возбуждено уголовное дело. К примеру, за неправомерный отказ должностного лица в предоставлении собранных в установленном порядке документов и материалов, конкретно затрагивающих права и свободы гражданина, или предоставление гражданину неполной либо заранее неверной инфы, ежели эти деяния причинили вред правам и легитимным интересам людей, стало быть, налагается штраф в размере до 200 000 руб. либо в размере зарплаты либо другого дохода осужденного за период до 18 месяцев или лишением права занимать определенные должности либо заниматься определенной деятельностью на срок от 2 до 5 лет (ст. 140 УК РФ).

Согласно новейшей редакции статьи 19.4.1. коап РФ «Воспрепятствование легитимной деятельности должностного лица органа муниципального контроля (надзора)», при воспрепятствовании проведению проверок либо уклонение от таковых проверок на людей, наконец, налагается штраф от 500 до 1000 руб., на должностных лиц – от 2000 до 4000 руб., на юридических – от 5000 до 10 000 руб. Возможно и то, что деяния либо бездействия, повлекшие невозможность проведения либо окончания проверки, подразумевают выплату штрафа в размере от 5000 до 10 000 руб. для должностных лиц, от 20 000 до 50 000 руб. – для юридических лиц.

С особенным вниманием следует отнестись к хранению бухгалтерских документов, связанных с деятельностью отдела маркетинга и рекламы. Само-собой разумеется, при нарушении сроков хранения договоров на создание, размещение либо распространение рекламы установлены штрафы для людей в размере от 1000 до 2000 руб., должностных лиц – от 2000 до 10 000 руб., юридических лиц – от 20 000 до 200 000 руб. (ст. 19.31 КоАП РФ).

К огорчению, для почти всех фирм конкретно запущенный архив становится пылающей путевкой к, как все говорят, штрафным санкциям со стороны проверяющих органов. Что можно сделать для того, чтоб минимизировать вероятные валютные утраты? Во-1-х, при проведении всеохватывающей архивной обработке и соблюдении процедуры выделения дел на ликвидирование опасности получить штраф понижаются неоднократно. Во-2-х, в тех организациях, где была внедрена система электронного архива, утрата документов либо их порча, вообщем то, являются, как заведено, маловероятным развитием событий. Необходимо подчеркнуть то, что электронный архив документов, который представляет собой систематизированные цифровые копии бумажных документов, служит гарантией того, что в подходящий момент подходящий документ постоянно окажется под рукою. И даже не надо и говорить о том, что в-3-х, с целью, наконец, выиграть время, когда на пороге уже стоит инспектор, управление некоторых фирм передает документы в территориально распределенный архив (внеофисное хранение), который может размещаться даже в другом городе.

Комментарии

Пока нет комментариев

Написать комментарий



Список сравнения пуст
Список пуст
Почта   Подпишись на       нашу рассылку!
Информация


Введите капчу


Все бренды:

Best Buhshop


Гарантия качества
Календарь бухгалтера