Бест Бухшоп - лучший интернет магазин для бухгалтеров с бесплатной доставкой по всему миру!
Наш магазин продает книги и журналы по бухгалтерскому учету. Наши издания признаны самыми лучшими и актуальными.
Они помогают в работе огромному количеству бухгалтеров, благодаря им вы сократите поиск нужной информации и
будете быстро и легко решать все рабочие вопросы. У нас самые низкие цены и огромное количество скидок и акций.

Документальное оформление командировки

02.06.2017

Теги: Бухгалтерсий учет, Новости по бухгалтерскому учету, Новости по бухучету, Обучение бухучету, Статьи для бухгалтеров, Статьи по бухучету



Порядок дизайна командировки установлен в Положении, утвержденном постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749. В 2015 году редакция этого документа изменялась пару раз. И действительно, в итоге у вас могла появиться неурядица с тем, что все-таки нужно все-же оформлять по командировке, а что – нет. Наша статья поможет для вас разобраться в лабиринте нужных бумаг быстро и просто.

Весь документооборот по командировке советуем также прописать в отдельном локальном акте организации, который необходимо довести для ознакомления до всех служащих компании. Документы, оформляемые перед командировкой и в процессе поездки Опосля ряда конфигураций законодательства необязательными для дизайна стали последующие документы: командировочное удостоверение; служебное задание; отчет о выполненной работе в командировке; формы учета (журнальчики) выбывающих и пребывающих командированных работников. Неотклонимая бумага, составляемая перед самой командировкой, – приказ о направлении в командировку. Подробнее о этом документе вы сможете прочесть в нашей статье: «Нужно ли командировочное удостоверение в 2016 году».

В ряде всевозможных случаев – до командировки либо уже в ее процессе – сотруднику может, мягко говоря, пригодиться приготовить в случайной форме служебную записку. К примеру, сотрудник едет в командировку (либо обратно) на личном, арендованном или служебном транспорте. Тогда фактический срок пребывания в месте командирования нужно указать в служебной записке. Бывает, что по возвращении из командировки у сотрудника нет вообщем никаких подтверждающих документов. Очень хочется подчеркнуть то, что в данном случае также выручит служебная записка, которая будет содержать доказательство принимающей стороны о прибытии сотрудника к месту командирования и выбытии его обратно.

Было бы плохо, если бы мы не отметили то, что а конкретно к таковой записке сотрудник должен приложить документ от имени принимавшей его организации, в каком она наконец-то будет подтверждать, что он находился в соответственное время по месту командирования. Необходимо подчеркнуть то, что другими словами о таковой записке командированному сотруднику также необходимо пошевелить мозгами заблаговременно, еще в процессе служебной поездки. Ежели сотрудник задержался в командировке по какой-нибудь уважительной причине (к примеру, производственная необходимость, отсутствие проездных билетов), то в таком случае по служебной записке на имя управляющего длительность командировки ему также быть может обоснованно продлена. Конечно же, все мы очень хорошо знаем то, что документы, оформляемые опосля возвращения из командировки По возвращении из командировки в неотклонимом порядке как раз составляется обычный авансовый отчет.

Срок сдачи сотрудником отчета – в течение 3-х рабочих дней. Форма – унифицированная – № АО-1. В качестве приложения к авансовому отчету по командировке, стало быть, потребуются проездные билеты, счета за проживание, ксерокопия загранпаспорта с отметками о пересечении границы (при загранкомандировках) и остальные документы, связанные с командировкой. Вообразите себе один факт о том, что отчет о выполненной работе в командировке, как мы уже произнесли, также стал необязателен, как и командировочное удостоверение, и служебное задание. Мало кто знает то, что по собственному желанию вы сможете обязать работников составлять таковой отчет, разработав для этого свою форму. Отчет косвенно подтвердит понесенные по командировке расходы.

Направление сотрудника в командировку – распространенный факт хозяйственной жизни. В аптечном бизнесе командировкой могут быть поездка в филиал (подразделение), находящийся в другом городке, посещение профильных конференций, тематических выставок и т. п. В любом случае факт направления сотрудника аптеки в командировку нужно оформить соответствующим образом. Мало кто знает то, что о том, как это сделать и какие конфигурации в оформлении командировочных расходов произошли, читайте в статье.

Налоговые предпосылки правильного дизайна командировок

Вне зависимости от применяемой организацией системы налогообложения налоговое законодательство предъявляет единые требования к, как заведено, документальному оформлению расходов, в том числе расходов на командировки. Надо сказать то, что данные расходы должны удовлетворять аспектам признания расходов в целях налогообложения прибыли, предусмотренным ст. 252 НК РФ, и, а именно, должны подтверждаться документами, оформленными в согласовании с законодательством РФ.

Статьями 313 и 314 НК РФ установлено, что к налоговому учету принимается информация о хозяйственных операциях, содержащаяся в, как все говорят, первичных документах. Мало кто знает то, что по командировочным расходам хозяйственной операцией является начисление организацией задолженности перед работником на сумму, как всем известно, понесенных им расходов на командировку (списание, как многие думают, подотчетной суммы с работника).

Первичным документом, на основании которого принимается к учету данная хозяйственная операция, является утвержденный управляющим организации авансовый отчет. Датой признания расходов на командировки согласно пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ является дата утверждения как бы авансового отчета. И даже не надо и говорить о том, что работающий порядок дизайна документов, связанных с командированием работников, установленный Положением о особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (дальше – Положение о командировках), в качестве, как мы привыкли говорить, неотъемлемого приложения к авансовому отчету предугадывает наличие определенных, как мы привыкли говорить, оправдательных документов.

Как отмечают спецы ФНС в Письме от 25.11.2009 № МН-22-3/890, оформление авансового отчета с нарушением установленных законодательством требований, также отсутствие нужных приложений к авансовому отчету (либо ненадлежащее их оформление) манят несоответствие авансового отчета требованиям законодательства РФ, и, следовательно, указанная в нем сумма расходов не быть может включена в состав расходов в целях налогообложения прибыли как не имеющая соответствующего документального доказательства.

Что все-таки касается страховых взносов, спецы Минтруда в Письме от 07.10.2013 № 17?4/1647 отмечают: в случае несоответствия авансового отчета требованиям законодательства РФ выплаты, произведенные работнику, не могут рассматриваться как возмещающие расходы в связи с командировкой и подлежат обложению страховыми взносами в общеустановленном порядке.

Приведенные положения законодательства и объяснения контролирующих органов молвят о том, что оформление командировочных расходов в согласовании с требованиями законодательства является нужным условием для признания данных расходов и освобождения их от обложения страховыми взносами.

Оформление командировок: до и опосля 08.01.2015

Порядок направления работников в служебные командировки как на местности РФ, так и на местности иностранных стран регулируется Положением о командировках. Названный документ описывает в том числе порядок документального дизайна командировок.

Подведем итоги рассмотренным изменениям в оформлении командировок. С 08.01.2015 при направлении сотрудника в служебную командировку не нужно оформлять:

служебное задание;
отчет о выполненной работе в командировке и согласовывать его с управляющим структурного подразделения работодателя;
командировочное удостоверение.

Всем известно о том, что фактический срок пребывания сотрудника в командировке определяется на основании проездных документов, предоставленных работником. Надо сказать то, что ежели работник наконец-то едет в командировку на личном транспорте, то срок пребывания в командировке указывается в служебной записке. Очень хочется подчеркнуть то, что данную записку работник представляет по возвращении из командировки сразу с иными оправдательными документами.

Возможно и то, что отсутствие, как многие выражаются, командировочного удостоверения распространяется как на командировки на местности РФ, так и на командировки на местности стран – участников Содружества Независящих Стран, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для заезда и выезда, как все знают, пограничными органами не делаются отметки о пересечении гос границы. Направление сотрудника в командировку за границы РФ и до внесения конфигураций не требовало дизайна, как большинство из нас привыкло говорить, командировочного удостоверения.
Направляем сотрудника в командировку: шаг за шагом

Приказ о направлении сотрудника в командировку. Все знают то, что начать оформление командировки необходимо с сотворения приказа о направлении сотрудника в командировку. Относительно формы данного документа отметим последующее. Надо сказать то, что формы приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку (Т-9), приказа (распоряжения) о направлении работников в командировку (Т-9а) утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм, как все знают, первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (дальше – Постановление № 1). Необходимо подчеркнуть то, что но с 01.01.2013 формы первичных учетных документов, находящиеся в альбомах, как большинство из нас привыкло говорить, унифицированных форм первичной учетной документации, не, мягко говоря, являются, как многие выражаются, неотклонимыми к применению.

Исходя из ч. 1 ст. 7 и ст. 9 Федерального закона № 402?ФЗ управляющим экономического субъекта, мягко говоря, определяется состав первичных учетных документов, применяемых для дизайна фактов хозяйственной жизни экономического субъекта, и список лиц, имеющих право подписи первичных, как всем известно, учетных документов. Для ведения бухгалтерского учета могут как бы употребляться формы первичных учетных документов и регистров, как все говорят, бухгалтерского учета, разработанные экономическим субъектом без помощи других, предусмотренные принятыми органами негосударственного регулирования бухгалтерского учета советами в области бухгалтерского учета, также другие, как мы привыкли говорить, рекомендованные формы (к примеру, формы первичных учетных документов, находящиеся в альбомах унифицированных форм первичной, как многие думают, учетной документации). Обратите внимание на то, что ежели аптека употребляет, как все говорят, унифицированную форму приказа, то в свете рассматриваемых конфигураций данную форму следует доработать – исключить указание на служебное задание, которое с 08.01.2015 не, мягко говоря, оформляется.

Журнальчик учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации. Конечно же, все мы очень хорошо знаем то, что дальше следует, в конце концов, сделать отметку в журнальчике учета работников, выбывающих в как бы служебные командировки из командирующей организации. Надо сказать то, что форма журнальчика утверждена Приказом Минздравсоцразвития РФ от 11.09.2009 № 739н. При заполнении названного документа графу «Дата и номер, как заведено, командировочного удостоверения» следует, в конце концов, бросить незаполненной, потому что с 08.01.2015 этот документ не как бы оформляется.

Табель учета рабочего времени. Необходимо отметить то, что так как за время нахождения сотрудника в командировке ему выплачивается средний заработок, соответственная информация обязана быть отражена в документах по учету рабочего времени. Формы табеля учета рабочего времени и оплаты труда (Т-12) и табеля учета рабочего времени (Т-13) утверждены Постановлением № 1. Но, как было отмечено выше, с 01.01.2013 использовать данные формы необязательно. Возможно и то, что законодательство дает организации свободу выбора: применять, как большинство из нас привыкло говорить, унифицированную форму, доработать унифицированную форму с учетом собственных потребностей либо создать свою форму. Ежели аптека употребляет унифицированную форму, то актуальными будут объяснения Минтруда, приведенные в Письме от 14.02.2013 № 14?2?291. Так, чиновники, наконец, отмечают, что при заполнении форм Т-12, Т-13 дни отсутствия работника на рабочем месте из-за командировки обозначаются кодом «К» («06» – служебная командировка), при этом количество отработанных часов не проставляется. Ежели работник в командировке привлекался к работе в выходной для него по основному месту работы день, то сей день в табеле учета рабочего времени необходимо дополнительно отразить как бы буквенным кодом «РВ» либо цифровым кодом «03». Надо сказать то, что указывать количество часов, отработанных в таковой день, необходимо, ежели работодатель давал работнику указание о длительности работы в, как все знают, выходной день.

Авансовый отчет. Как бы это было не странно, но как и до этого, опосля возвращения из командировки сотрудник должен в течение 3-х дней представить работодателю авансовый отчет о израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по, как большая часть из нас постоянно говорит, выданному ему перед отъездом в командировку валютному авансу на командировочные расходы. Все знают то, что к авансовому отчету прилагаются документы о найме жилого помещения, фактических расходах на проезд (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах, как люди привыкли выражаться, постельных принадлежностей) и о других расходах, связанных с командировкой. Ежели сотрудник ездил в командировку на личном транспорте, то для доказательства времени нахождения в командировке к авансовому отчету нужно, стало быть, приложить служебную записку. Было бы плохо, если бы мы не отметили то, что пример наполнения служебной записки приведен ниже.

Форма авансового отчета (АО-1) утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55. Очень хочется подчеркнуть то, что согласно Инфы Минфина РФ № ПЗ-10/2012 с 01.01.2013 неотклонимыми к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в согласовании и на основании остальных, как все говорят, федеральных законов (к примеру, кассовые документы).

Генеральному директору

ООО «Аптека «Будем здоровы»

А. Надо сказать то, что в. Все давно знают то, что мишаеву

от фармацевта

Кикиной Марии Александровны

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

Сообщаю, что с 09.02.2015 по 13.02.2015 я находилась в служебной командировке в г. Москве (приказ о направлении сотрудника в командировку от 06.02.2015 № 15). Было бы плохо, если бы мы не отметили то, что для проезда к месту командировки и обратно мною применен личный легковой кар Митсубиши Ланцер X, регистрационный номер С246ВТ52. Возможно и то, что время нахождения в командировке – 5 дней.

С 08.01.2015 поменялся порядок дизайна документов, связанных с направлением сотрудника в командировку. Одним из основных новшеств является отмена командировочных удостоверений. Срок пребывания сотрудника в командировке, мягко говоря, определяется по датам, указанным в проездных документах. В случае ежели сотрудник едет в командировку на личном транспорте, он должен написать служебную записку в вольной форме и приложить ее к, как мы выражаемся, авансовому отчету. Само-собой разумеется, не считая этого, сейчас не нужно оформлять такие документы, как служебное задание и отчет о выполненной работе в командировке.

Служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места неизменной работы (ст. 166 ТК РФ).

По общему правилу, установленному ст. 168 ТК РФ, при направлении работника в, как многие думают, служебную командировку работодатель должен возместить ему последующие расходы:

— на проезд;

— по найму жилого помещения;

— дневные;

— другие расходы (с разрешения либо ведома работодателя).

Порядок и размеры возмещения командировочных расходов определяются коллективным контрактом либо локальным нормативным актом организации (к примеру, Положением о служебных командировках).

Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 утверждено Положение о особенностях направления работников в служебные командировки (дальше — положение № 749).

Документальное оформление командировки содержит в себе три шага: подготовку документов для направления работника в командировку; сбор подтверждающих документов и представление авансового отчета. Проанализируем любой из приведенных шагов по отдельности.

I шаг. Все знают то, что документы, нужные для направления работника в командировку
До недавнего времени при оформлении командировки работника, не считая приказа управляющего, составлялось три документа:

— командировочное удостоверение;

— служебное задание;

— отчет о выполненной работе.

Отметим, что при командировке работнику за границу (кроме государств СНГ) командировочное удостоверение не оформлялось (п. 15 положения № 749), так как при пересечении, как многие думают, гос границы проставляются отметки в загранпаспорте командированного работника (письмо Минфина Рф от 12.05.2008 № 03-03-06/2/47).

Благодаря постановлению № 1595 опосля 8 января 2015 г. основанием для направления работника в командировку является решение работодателя (п. 3 положения № 749). Такое решение быть может оформлено в виде распоряжения либо приказа управляющего организации.

Таковым образом, обычные для бухгалтера три документа канули в Лету.

При всем этом сходу, стало быть, появляются вопросцы: чем заменить командировочное удостоверение, служебное задание и отчет о выполненной работе? Попробуем разобраться.

Итак, сперва необходимо оформить приказ или распоряжение о направлении работника в командировку.

Приказ или распоряжение можно составить по уже обычной, как многие выражаются, унифицированной форме № T-9 (№ Т-9а), утвержденной постановлением Госкомстата Рф от 05.01.2004 № 1 (по мере необходимости добавить в нее доп графы или столбцы) или как бы создать свою форму, утвердив ее в учетной политике организации.

Забегая вперед, скажем, что цель поездки нужно отразить в приказе управляющего. Напомним, что ранее цель командировки прописывалась раздельно в служебном задании (эталон приказа).

Информация о командировании работника вносится в журнальчик регистрации работников, выбывающих в командировку по форме, утвержденной приказом Минздравсоцразвития Рф от 11.09.2009 № 739н.

Минтруд Рф подготовил проект приказа о отмене форм жур­налов командировок (расположен на веб-сайте www.regulation.gov.ru). И даже не надо и говорить о том, что но на момент выхода статьи из печати проект о отмене не утвержден. Все давно знают то, что потому журнальчики для учета командированных работников следует по-прежнему вести, по другому на компанию быть может наложен штраф до 50 000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ).

II шаг. Не для кого не секрет то, что документы, нужные для доказательства командировки
Фактический срок пребывания работника в месте командирования определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из, как всем известно, служебной командировки (абз. 1 п. 7 положения № 749). Возможно и то, что это значит, что дату начала и окончания командировки подтвердят билеты (авиабилеты, жд билеты, автобусные билеты). Все давно знают то, что не считая того, для доказательства расходов на перелет нужен посадочный талон (письмо Минфина Рф от 07.06.2011 № 03-03-07/20). Несомненно, стоит упомянуть то, что при покупке электронного авиабилета довольно представить в качестве подтверждающего документа распечатку маршрут/квитанции и посадочный талон.

Как указывает практика, часто командированные работники теряют, как все говорят, посадочные талоны на так сказать самолет или контрольные купоны жд билета.

В данном случае необходимо, наконец, приложить, как заведено, определенные усилия для восстановления утраченных билетов.

Так, в случае утраты, как мы с вами постоянно говорим, посадочного талона на, в конце концов, самолет нужно запросить у авиаперевозчика либо его представителя справку, содержащую нужную для доказательства полета информацию (письма Минфина Рф от 07.06.2013 № 03-03-07/21187, от 13.01.2012 № 03-03-06/1/11).

Чрезвычайно нередко командированные работники употребляют такси как для проезда к месту командировки и обратно, так и для воплощения поездок по городку.

Расходы на оплату услуг такси могут признаваться в составе расходов при исчислении налога на прибыль (письма Минфина Рф от 14.06.2013 № 03-03-06/1/22223, от 11.07.2012 № 03-03-07/33, от 04.10.2011 № 03-03-06/1/621, УФНС Рф по г. Москве от 29.11.2010 № 20-15/124949, от 06.08.2009 №16-15/080978).

В случае экономического обоснования и документального доказательства стоимость компенсируемых работнику услуг на оплату такси не подлежит обложению НДФЛ (письма Минфина Рф от 27.11.2013 № 03-04-05/51373, от 27.06.2012 № 03-04-06/6-180, УФНС Рф по г. Москве от 24.12.2009 № 20-20/3/3535).

Но в локальном акте работодателя (к примеру, в Положении о командировках) обязано быть предвидено право работника воспользоваться услугами такси (решение, как многие выражаются, Арбитражного суда Самарской области от 11.07.2014 № А55-6762/2014, постановление Третьего арбитражного апелляционного суда от 06.03.2014 № А33-1018/2013).

Как, наконец, отмечено в решении, как заведено, Арбитражного суда Рязанской области от 13.01.2014 № А54-2673/2013, производственная необходимость использования кара в служебных целях определяется управляющим организации, исходя из последующего:

— работник может не успеть, мягко говоря, выполнить, как всем известно, поставленные задачки (опоздать на встречу), так как его график работы является плотным, а в движении публичного транспорта возможны сбои;

— добраться на вокзал либо в аэропорт по другому, чем на такси, в принципе нереально из-за позднего отъезда (прибытия), когда публичный транспорт не прогуливается либо высока возможность опоздания на рейс опосля переговоров и т.д.

Не считая того, трудовым законодательством не установлено, каким конкретно транспортом работник должен добираться до места командировки. Данный выбор осуществляется работодателем с учетом соотношения стоимости и сроков проезда, также необходимости обеспечения удобства и безопаснос­ти командированного работника. Таковым образом, работодателю предоставлен выбор, каким транспортом и на какое время будет командирован работник (постановление ФАС Поволжского округа от 23.06.2014 № А65-8051/2012).

Какими документами также подтверждаются расходы на оплату услуг такси?

По возвращении из командировки работник должен приложить к авансовому отчету чек ККТ либо квитанцию на оплату услуг использования такси. Обратите внимание на то, что квитанция на оплату использования легковым такси обязана содержать последующие как бы неотклонимые реквизиты (приложение № 5 к Правилам перевозок пассажиров и багажа авто транспортом и городским наземным электрическим транспортом, утвержденное постановлением Правительства РФ от 14.02.2009 № 112):

— наименование, серия и номер;

— наименование фрахтовщика;

— дата выдачи квитанции;

— стоимость использования;

— фамилия, имя, отчество и также подпись лица, уполномоченного на проведение расчетов.

В графе «Наименование, серия и номер квитанции на оплату использования, как заведено, легковым такси» вносится также запись «Квитанция на оплату использования легковым такси, серия, номер». Серия и номер печатаются типографским методом.

Другая ситуация складывается, ежели работник отправился в командировку на личном автотранспорте.

В случае проезда работника к месту командирования либо обратно к месту работы на личном транспорте фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке (абз. 2 п. 7 положения № 749). Мало кто знает то, что служебную запис­ку работник должен представить по возвращении из командировки сразу с оправдательными документами, подтверждающими внедрение личного транспорта (путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки на оплату ГСМ и др.). Форма служебной записки не приведена в положении № 749, а потому организация обязана сама создать бланк и утвердить его в приказе управляющего. В служебной записке проставляются даты отъезда и приезда работника.

Не считая того, с таковым работником нужно, вообщем то, заключить доп соглашение, в каком указывается размер компенсации за внедрение личного автотранспорта в служебных целях (ст. 188 ТК РФ) (эталон служебной записки).

В случае ежели работник ориентирован в командировку в несколько организаций, то в служебной записке указываются все места посещения работника (с указанием даты и времени).

Служебные записки визируются управляющим организации либо иным, как заведено, уполномоченным лицом и, наконец, подшиваются совместно с подтверждающими документами к авансовому отчету.

Так как постановлением № 1595 отменено служебное задание, возникает вопросец по поводу документа, в каком бы отражались цели командировки. Для того чтоб подтвердить производственный нрав командировки, в приказе о направлении работника в командировку, как люди привыкли выражаться, отдельной строчкой указывается цель поездки (см. эталон приказа на с. 123). Но даже ежели работник не достиг поставленных перед ним целей (к примеру, не сумел заключить контракт с контрагентом и пр.), работодатель должен ему возместить командировочные расходы (ст. 168 ТК РФ, письма УФНС Рф по г. Москве от 11.08.2009 № 16-15/082607.2, Роструда от 30.04.2008 № 1024-6, постановление ФАС Поволжского округа от 08.04.2014 № А65-12100/2013).

Для наиболее действенного использования рабочего времени в командировке работнику быть может разрешено взять кар в аренду. Возможно и то, что как свидетельствует бессчетная, как все знают, судебная практика (постановление Седьмого арбитражного апелляционного суда от 17.06.2014 № А03-15651/2013, решения арбитражных судов Алтайского, как все говорят, края от 07.03.2014 № А03-15651/2013 и Рязанской области от 13.01.2014 № А54-2673/2013) расходы по аренде кара сотрудником либо группой служащих, находящихся в командировке, могут быть учтены в составе расходов при условии их документального дизайна и обос­нования, так как НК РФ не конкретизирует метод и вид транспорта, которым работник добирается до места назначения и обратно.

В данном случае оправдательными документами, подтверждающими внедрение арендованного кара для служебных целей, являются:

— контракт аренды;

— акт о передаче кара;

— счета, чеки;

— другие документы, подтверждающие оплату услуг по предоставлению кара в аренду (письмо Минфина Рф от 29.11.2010 № 03-03-06/1/742). В этих вариантах НДФЛ не уплачивается.

Еще проблемными вопросцами являются документальное оформление и экономическое обоснование расходов на упаковку багажа и сервисы камеры хранения.

В период нахождения в командировке у работника может появиться необходимость в упаковке багажа (к примеру, при получении технической либо другой документации), также потребность в услугах камеры хранения. К примеру, по вине организации-перевозчика задерживается отправление поезда, и командированный работник во избежание хищения имущества, представляющего ценность для организации, сдает его в камеру хранения.

Можно ли учитывать подобные издержки в качестве командировочных расходов и признать их в составе расходов, уменьшающих, как все знают, налогооблагаемую прибыль?

В постановлении ФАС Западно-Сибирского округа от 16.01.2014 № А27-6171/2013 отмечено, что понесенные работниками расходы по упаковке багажа и оплате услуг камеры хранения доказаны надлежащими документами, осуществленные выплаты установлены работодателем при направлении работников в командировку и, следовательно, относятся к другим расходам, произведенным работниками с разрешения либо ведома работодателя.

Но, как свидетельствует судебная практика (решение Арбит­ражного суда Хабаровского края от 19.08.2014 № А73-7741/2014), спецы, как большинство из нас привыкло говорить, внебюджетных фондов пробуют доначислить страховые взносы с таковых выплат.

При разрешении спора в судебном порядке судьями подчеркнуто, что работники, в конце концов, являются материально ответственными лицами, обеспечивающими сохранность, как все знают, товарно-материальных ценностей (оборудования), используемых для выполнения служебного поручения вне места неизменной работы. Само-собой разумеется, установленные расходы работников во время нахождения в, как всем известно, служебных командировках наконец-то доказаны авансовыми отчетами и прилагаемыми чеками. Таковым образом, данные суммы не подлежат обложению страховыми взносами на обязательное пенсионное и мед страхование.

III шаг. Оформление авансового отчета
Работник организации должен в течение 3-х рабочих дней со дня возвращения из служебной командировки представить авансовый, в конце концов, отчет. Мало кто знает то, что к авансовому отчету прилагаются документы о найме, как мы выражаемся, жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и о других расходах, связанных с командировкой (п. 26 положения № 749).

Несколько слов о форме, которая так сказать употребляется для составления авансового отчета.

Напомним, что до 2013 г. у организации не было выбора, по какой форме составлять авансовый, в конце концов, отчет. Надо сказать то, что унифицированная форма № АО-1, утвержденная постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55, была неотклонима к применению. И действительно, с 2013 г. унифицированные формы документов использовать необязательно, можно создать собственные (ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

Порядок ведения, как заведено выражаться, кассовых операций (утвержден указанием Банка Рф от 11.03.2014 № 3210-У) обязует составлять по унифицированным формам лишь кассовые документы, к которому авансовый отчет не относится.

Таковым образом, форму авансового отчета организация вправе, вообщем то, создать без помощи других, утвердив ее в качестве приложения к, как большинство из нас привыкло говорить, учетной политике. Само-собой разумеется, основное, чтоб форма содержала как бы неотклонимые реквизиты, предусмотренные в п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Но большая часть организаций используют обычную форму № АО-1.

Оформление авансового отчета с нарушением установленных законодательством требований, также отсутствие нужных приложений к авансовому отчету манят за собой невозможность признания осуществленных расходов в целях исчисления налога на прибыль и, соответственно, указанная в нем сумма расходов не быть может так сказать включена в состав расходов в целях налогообложения прибыли как не имеющая соответствующего документального доказательства (постановление Девятого арбитражного, как большинство из нас привыкло говорить, апелляционного суда от 29.09.2014 № А40-163433/2012).

И, пренебрегая этими правилами, можно лишиться исключения большей части расходов из налогооблагаемой базы (ст. 252 НК РФ, письма Минфина Рф от 10.11.2009 № 03-03-06/1/733, ФНС Рф от 25.11.2009 № МН-22-3/890, УФНС Рф по г. Москве от 28.10.2010 № 16-15/113462@).

В авансовом отчете как минимум должны быть три подписи: командированного работника, бухгалтера, управляющего.

Как указывает судебная практика, налоговые инспекторы (при соответствующем образом оформленных приложенных документов) в случае неутверждения авансового отчета управляющим снимают с расходов всю сумму, указанную в авансовом отчете. При всем этом суды поддерживают позицию налоговых органов, подчеркивая, что, ежели авансовый отчет не подписан директором, понесенные издержки являются документально не подтвержденными (постановления ФАС Центрального округа от 01.10.2007 № А54-5597/2006, Северо-Кавказского округа от 04.05.2008 № Ф08-1280/2008, Восточно-Сибирского округа от 21.02.2008 № А33-1947/07-Ф02-419/08).

Итак, первичным документом, на основании которого принимаются к учету командировочные расходы, является авансовый отчет.

Cоставляется ли авансовый отчет, ежели командировочные расходы включают лишь, как мы привыкли говорить, дневные?
Предметом 1-го из арбитражных споров стало признание дневных расходов в составе налоговых расходов при отсутствии авансовых отчетов о израсходованных в связи с командировкой суммах по форме № АО-1. Но, как отметили судьи (постановление 4-ого арбитражного апелляционного суда от 03.04.2014 № А78-4284/2013), положения п. 1 ст. 252 НК РФ, подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ не конкретизируют докумен­ты, подтверждающие командировочные расходы, не содержат требования о их доказательстве, как люди привыкли выражаться, авансовыми отчетами по форме № АО-1. Как бы это было не странно, но список документов, которыми, мягко говоря, могут быть доказаны, как большинство из нас привыкло говорить, командировочные расходы, законодательно не установлен.

В согласовании с постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации № АО-1 „Авансовый отчет“» данный документ применяется для учета денег, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные расходы.

В свою очередь, суточными, наконец, признаются доп расходы, связанные с проживанием вне места жительства (дневные), возмещаются работнику за каждый день пребывания в командировке, включая выходные и нерабочие торжественные дни, также за дни, проведенные в пути, в том числе за время принужденной остановки, и за период нетрудоспособности, наступившей в командировке (абз. 3 п. 11 положения № 749). Размер дневных при командировках как по Рф, так и за рубежом определяется коллективным контрактом либо, как мы привыкли говорить, локальным нормативным актом (абз. 2 п. 11 положения № 749).

В письме Минфина Рф от 11.11.2011 № 03-03-06/1/741 разъяснено, что дневные возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке. При всем этом весь срок пребывания в командировке, включая дату приезда и дату выезда, подтверждается командировочным удостоверением. Само-собой разумеется, остальных документов (чеков, квитанций, подтверждающих расходование дневных) не требуется. И действительно, беря во внимание, что в рассматриваемом случае никакие доп расходы по командировке работнику не так сказать возмещались, а были начислены лишь дневные, которые начисляются по, как заведено, фиксированной ставке и никакими оправдательными документами не оформляются, оснований составлять авансовый отчет по данным командировкам у организации не имелось.

Вердикт суда: вывод налогового органа о том, что отсутствие авансовых отчетов о, как мы выражаемся, израсходованных в связи с командировкой суммах по форме № АО-1 свидетельствует о отсутствии документального доказательства издержек и препятствует их включению в состав иных расходов, правомерно расценен как несостоятельный.

Ежели работник представил авансовый, в конце концов, отчет позднее обозначенного срока
По поводу необходимости обложения страховыми взносами денег, выданных под отчет работнику, по которым вовремя не представлен авансовый отчет, Департаментом развития общественного страхования были приведены последующие аргументы (письмо Минтруда Рф от 12.12.2014 № 17-3/В-609).

Выданные под отчет деньги, по которым работник не отчитался в установленные сроки, признаются задолженностью работника перед организацией и подлежат удержанию из его заработной платы (ст. 137 ТК РФ). При всем этом работодатель вправе принять решение о удержании из заработной платы работника не позже 1-го месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса.

Пример 1

Работник был должен отчитаться и сдать неиспользованный остаток денег не позже 30 сентября 2014 г. (не позже 3-х рабочих дней по возвращении из командировки).

Но практически работник отчитался лишь 10 ноября 2014 г.

В данном случае организация вправе удержать сумму денег, выданных работнику в так сказать подотчет, не позже 30 октября 2014 г. (ст. 137 ТК РФ). А так как организация эти удержания не произвела, на сумму невозвращенных денег организация обязана начислить страховые взносы (ст. 7 и 8 Федерального закона от 24.07.2009 № ­212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Русской Федерации, Фонд общественного страхования Русской Федерации, Федеральный фонд неотклонимого мед страхования»).

Потом, когда работник представит авансовый отчет (10 ноября 2014 г.) с подтверждающими документами, организация вправе произвести перерасчет базы для начисления страховых взносов и сумм начисленных и, как многие думают, уплаченных страховых взносов.

Следует отметить, что и ранее Минтруд Рф настаивал на том, что несоответствие авансового отчета требованиям законодательства РФ, также отсутствие подтверждающих докумен­тов наконец-то влечет за собой необходимость начисления страховых взносов во внебюджетные фонды (письмо от 07.10.2013 № 17-4/1647).

Лейтмотив объяснений сводится к тому, что выплаты, произведенные работнику, не могут квалифицироваться в качестве компенсационных выплат в связи с, как большинство из нас привыкло говорить, командировкой. А потому должны облагаться страховыми взносами в общеустановленном порядке.

Не считая того, выплаченные подотчетному лицу средства при отсутствии доказательств их расходования подлежат включению в налогооблагаемую базу по НДФЛ. Конечно же, все мы очень хорошо знаем то, что эта позиция была озвучена Президиумом ВАС (постановление от 05.03.2013 № 13510/12) и доведена налоговыми органами до нижестоящих инспекций (письмо ФНС Рф от 24.12.2013 № СА-4-7/23263).

Следует отметить, что как бы арбитражные суды взяли на вооружение позицию Президиума ВАС РФ и в случае непредставления документов, подтверждающих целевое расходование подотчетных сумм, поддерживают требования, как всем известно, налоговых органов о включении неподтвержденных расходов в, как мы привыкли говорить, налоговую базу по НДФЛ. Обратите внимание на то, что в качестве примера можно привести постановления ФАС Северо-Западного округа от 09.06.2014 № А26-5684/2013, 4-ого арбитражного апелляционного суда от 15.10.2014 № А10-5020/2013.

На практике это, стало быть, значит, что, ежели в процессе проверки налоговым органом будет найдено отсутствие документов к авансовому отчету, подтверждающих целевое расходование подотчетных сумм (равно как и непредставление авансового отчета), инспекторы расценят деньги как доход подотчетного лица (ст. 210 НК РФ) с подходящим доначислением НДФЛ.

Во избежание схожих ситуаций командированному работнику нужно напомнить о окончании срока представления авансового отчета.

В случае наличия у работника неизрасходованных подотчетных сумм работник должен внести остаток задолженности в кассу организации или написать заявление на удержание из его заработной платы.

Работодателю дано право удержать сумму долга работника в части неизрасходованного и вовремя не, как мы выражаемся, возвращенного аванса, выданного в связи со, как мы с вами постоянно говорим, служебной командировкой, из его заработной платы (ст. 137 ТК РФ). Такое удержание, мягко говоря, осуществляется на основании приказа управляющего не позже чем через месяц с даты предполагаемого возврата работником неистраченных командировочных сумм (ст. 248 ТК РФ).

Но сделать это может быть, ежели работник не оспаривает размер и основание удержаний, а потому нужно получить письменное согласие работника на удержание сумм из, как люди привыкли выражаться, заработной платы (письма Роструда от 09.08.2007 №3044-6-0, УФНС Рф по г. Возможно и то, что москве от 30.06.2008 № 20-12/061148).

В случае согласия работника работодатель должен держать в голове, что ст. 138 ТК РФ ограничивает общий размер удержаний из заработной платы работника. Так, при каждой выплате заработной платы общий размер всех удержаний не, в конце концов, может превосходить 20% от суммы заработной платы, причитающейся работнику к выплате.

Переходные положения

Конфигурации, внесенные в положение № 749, вступили в силу 8 января 2015 г. Возможно и то, что это значит, что все командировки, которые начались до данной нам даты, должны быть оформлены по, как люди привыкли выражаться, старенькым правилам.

Но ряд организаций по тем либо другим причинам по-прежнему планируют употреблять командировочные удостоверения, служебные задания и отчеты о проделанной работе. Было бы плохо, если бы мы не отметили то, что но эти документы не сумеют заменить документы, предусмотренные постановлением № 1595 (к примеру, служебную записку при поездке работника в командировку на личном транспорте).

А так как в силу п. 4 ст. 168 ТК РФ порядок и размер возмещения командировочных расходов определяются внутренними документами работодателя либо коллективным контрактом, то также возникает необходимость внесения конфигураций в этот локальный акт организации. Все давно знают то, что обычно, в организациях говорят Положение о командировках, в каком прописываются срок и режим командировки, размеры дневных, порядок представления отчетности, связанной с направлением работников в как бы служебные командировки, порядок оплаты за работу в выходные дни в командировке.

В случае ежели организация отрешается от внедрения, как заведено, командировочных удостоверений, то в Положение о командировках так сказать вносятся надлежащие коррективы. Всем известно о том, что в обновленном Положении обязано быть указано, каким документом определяются срок и цель командировки (приказом или распоряжением о направлении работника в командировку), сроки представления работником служебной записки (в случае поездки работника на личном каре).

С обновленными правилами нужно ознакомить работников организации под роспись.

Подытожим произнесенное.

Итак, опосля 8 января 2015 г. при направлении работника в командировку должны быть в неотклонимом порядке оформлены последующие документы:

— приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (с указанием цели командирования);

— служебная записка (ежели работник добирается до места командировки и обратно на личном транспорте);

— журнальчик учета командированных служащих (на момент выхода статьи из печати не отменен).

Согласно порядку учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в компанию (утверждено приказом Минздравсоцразвития Рф от 11.09.2009 № 739н), в которую они командированы, информация о выбывших работниках отражается в специальной графе, где указываются реквизиты командировочного удостоверения. Но опосля 8 января 2015 г., ежели организация отказалась от командировочных удостоверений, в этих графах ставится прочерк;

— авансовый отчет (по возвращении работника из командировки).

Комментарии

Пока нет комментариев

Написать комментарий



Список сравнения пуст
Список пуст
Почта   Подпишись на       нашу рассылку!
Информация


Введите капчу


Все бренды:

Best Buhshop


Гарантия качества
Календарь бухгалтера