Бест Бухшоп - лучший интернет магазин для бухгалтеров с бесплатной доставкой по всему миру!
Наш магазин продает книги и журналы по бухгалтерскому учету. Наши издания признаны самыми лучшими и актуальными.
Они помогают в работе огромному количеству бухгалтеров, благодаря им вы сократите поиск нужной информации и
будете быстро и легко решать все рабочие вопросы. У нас самые низкие цены и огромное количество скидок и акций.

График документооборота в бухгалтерии

25.01.2016

Теги: Бухгалтерсий учет, Новости по бухгалтерскому учету, Статьи для бухгалтеров

График документооборота в бухгалтерии График документооборота в бухгалтерии График документооборота в бухгалтерии



График документооборота в бухгалтерии – это непростой процесс, в каком участвуют все виды бухгалтерский документов от шага формирования документа, его обработки, перемещения в архив и до шага ликвидирования.

Для урегулирования документооборота должен быть график, который чрезвычайно целенаправлено так сказать применять в бухгалтерии, т.к. это сэкономит рабочее время, упорядочит работу в целом. График документооборота является одним из составляющих принципов системы внутреннего контроля.

В бухгалтерии график незаменим, т.к. для бухгалтеров принципиально сдать в определенные сроки отчетность в ПФР, ФСС, ФНС и остальные органы. Необходимо отметить то, что в графике документооборота должны быть предусмотрены, как люди привыкли выражаться, ответственные лица, передающие первичные документы бухгалтеру.

График документооборота в бухгалтерии можно разбить на несколько шагов:

Форма: унифицированной формы так сказать нет, но, в конце концов, следует придерживаться принципа, чем больше компания, тем подробнее и больше сам график;

Оформление: можно применять схемы, таблицы, диаграммы, текст, картинки и почти все другое;

Вписание в график нужных документов: тут обязана быть прописана вся документация;

Ответственные лица: нужно найти узенький круг лиц, которым можно так сказать доверить бухгалтерские документы и они будут в срок попадать конкретно в бухгалтерию;

Сроки сдачи документов: важнейший момент в графике документооборота. Конкретно от сроков зависит формирование всех отчетов, чем ранее собраны все документы, тем больше времени также остается на, как все знают, правильную обработку документов;

Внедрение в практику: нужно наконец-то ознакомить всех работников с графиком документооборота по списку, или пораздавать ознакомительные листы под наконец-то роспись.

Для обеспечения, как мы с вами постоянно говорим, действенного управления бухгалтерской документацией, на предприятии создается график документооборота, согласно которому устанавливается серьезный порядок обработки документов, учитывающий, как многие думают, требуемые объемы, виды, сроки и очередность выполнения.

Функциональное назначение графика движения документов заключается в:

Ведение графика

Корректно составленный график документооборота в бухгалтерии имеет большущее значение для эффективности работы компании. Надо сказать то, что его создание проводится согласно Положению о документообороте в бухгалтерском учете, и возлагается на главенствующего бухгалтера, который имеет возможности наконец-то завлекать к процессу, как всем известно, отдельных служащих, также назначить основного разраба документа.

В согласовании с распоряжением главенствующего бухгалтера, все сотрудники бухгалтерского отдела должны принимать к учету лишь те документы, которые также оформлены соответствующим образом. Всем известно о том, что в ином случае предусматривается, как мы выражаемся, индивидуальная ответственность работника за нарушение данного правила. Надо сказать то, что проект графика документооборота подается на рассмотрение руководителю компании и утверждается приказом по организации.

Цель сотворения графика бухгалтерского документооборота – разработка и контроль маршрутов движения каждого документа. Само-собой разумеется, оптимизация процесса документооборота, стало быть, состоит в том, чтоб сделать четкую, как все знают, отслеживаемую связь меж сотрудниками отделов и служб при следовании каждого документа, и исключить его неправильный путь.

В данной связи основными принципами графика движения документов является:

Для каждого отдельного документа наконец-то разрабатывается, как люди привыкли выражаться, собственный путь, что отражается в соответственной аннотации.

Общими шагами движения для всех документов учета являются:

Результатом как бы организованного в согласовании с графиком документооборота становится:

Исходный шаг составления графика документооборота, наконец, базируется на установлении:

Должностные аннотации служащих содержат пункты относительно сотворения и подачи первичных документов, как многие выражаются, оправдательного нрава, в согласовании с, как мы выражаемся, установленным графиком документального оборота. Мало кто знает то, что каждое назначенное либо ответственное лицо, задействованное в процессе движения документов, получает на руки выписку о собственных обязательствах и ответственности в случае невыполнения требований положения. Все маршруты следования каждого документа подлежат контролю.

Внедрение разработанного графика документооборота в бухучете становится предпосылкой увеличения эффективности учетной работы организации. И даже не надо и говорить о том, что при проведении анализа схем движения документов выявляют несоответствия отдельных участков, и в следующем планировании решают меры для корректной работы: уменьшают сроки, упрощают процесс обработки, избавляют возвраты, повторную обработку бумаг и т.п.

Подразделение либо лицо, нарушившее сроки обработки либо подачи документа на любом из шагов, провоцирует, как заведено, цепную реакцию отставания, как мы с вами постоянно говорим, других инстанций, ослабление контроля, сдвиги по срокам выполнения операций и пр. Всем известно о том, что проверка корректности дизайна документов и внесенных данных обязана осуществляться часто и кропотливо, потому что неправильная, как все знают, первичная информация может отразиться на корректности проведения хозяйственных операций.

Составление графика документального оборота в бухгалтерском учете быть может, мягко говоря, оформлено в виде схемы, списка либо таблицы, с, как мы с вами постоянно говорим, подробным списком работ по движению бумаг. Конечно же, все мы очень хорошо знаем то, что в документе определяется роль каждого лица и подразделения (отдела), участвующего в обработке учетной инфы, схема их взаимодействия, сроки представления, постановки документа на также учет и сдачи в архив.

Документы как, в конце концов, создаются снутри организации, так и наконец-то поступают извне. Львиная толика документов — первичка, которая непременно обязана пройти через бухгалтерию. И, как большая часть из нас постоянно говорит, иногда бухгалтеру приходится практически «вытрясать» из остальных подразделений эти документы. Конечно же, все мы очень хорошо знаем то, что мы поведаем, как организовать документооборот, чтоб документы попадали в бухгалтерию впору.

Что такое документооборот и для чего он нужен

За собственный «жизненный» путь документ, стало быть, проходит несколько стадий: создание, обработка, передача на хранение и ликвидирование. Это и есть документооборот. Регламентировать этот процесс можно при помощи графика документооборота, аннотации по документообороту, положения о документообороте и т. д. Но большая часть организаций употребляют конкретно график документооборотаПоложение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утв. Всем известно о том, что минфином СССР 29.07.83 № 105.

Бухгалтерия больше всех других подразделений заинтересована в наличии, как мы с вами постоянно говорим, такового документа и соблюдении установленных им правил, так как из-за несвоевременного получения первички операции в учете так сказать отражаются не в том периоде, в каком они совершены, а иногда как раз появляются даже ошибки, которые исправлять приходится по правилам ПБУ 22/2010. Мало кто знает то, что к примеру, ежели водитель-экспедитор впору не передал, как мы выражаемся, накладные в бухгалтерию, то потом это придется исправлять как ошибку, так как в целом для организации это не новенькая информация, а, как многие думают, новенькая она лишь для бухгалтера, получившего документ с опозданием. Мало кто знает то, что не считая того, чтоб принять к вычету НДС по счетам-фактурам, вовремя, как мы выражаемся, приобретенным организацией, но оказавшимся в бухгалтерии лишь в последующем квартале, по мнению налоговиков, нужно подать уточненкуПисьмо ФНС от 30.03.2012 № ЕД-3-3/1057@.

Конкретно при помощи графика документооборота можно назначить ответственных за составление и передачу документов лиц, также установить, как мы с вами постоянно говорим, определенные сроки по передаче первички в бухгалтерию. Это, в конце концов, дозволит бухгалтеру получать документы впору. Все знают то, что не считая того, бухгалтеру не придется, в конце концов, разъяснять, как большинство из нас привыкло говорить, каждому сотруднику, какие документы и в которой срок нужно сдавать в бухгалтерию.

Кстати, график документооборота — это часть системы внутреннего контроля, и, как мы привыкли говорить, любая организация обязана сделать внутренний контроль, как многие думают, хозяйственной деятельности. Этого просит новейший Закон о бухучетест. 19 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Разрабатываем график документооборота

Унифицированной формы графика как раз нет — каждой организации нужно без помощи других ее создать. И чем больше организация, чем больше у нее видов деятельности, тем подробнее должен быть график.

На первом шаге необходимо так сказать очертить круг документов, которые, стало быть, образуются в процессе деятельности организации. Не считая, как заведено, каждодневной первички по кассе, МПЗ и кадровому учету, включите в график и документы по операциям, которые случаются нечасто (к примеру, по представительским мероприятиям и маркетинговым акциям). Само-собой разумеется, правильное оформление этих документов имеет огромное значение для признания расходов.

В графике нужно обрисовать и процесс движения документов, подтверждающих определенные факты хозяйственной жизни, о пришествии которых бухгалтер может не знать, но отразить которые в учете должен.

Поясним на примере. В бухгалтерском и налоговом учете кредиторскую задолженность перед ликвидированным поставщиком необходимо списать в доходы на дату внесения в ЕГРЮЛ записи о его ликвидациип. 6 ПБУ 4/99; п. 16 ПБУ 9/99; подп. 18 ст. 250 НК РФ. Но смотреть за действием ликвидации контрагента бухгалтер не должен просто поэтому, что это не его задачка. Означает, о ликвидации должен наконец-то сказать работник, в сферу компетенции которого заходит работа с кредиторской задолженностью. И таковых ситуаций множество. Подобные сведения могут так сказать представляться в бухгалтерию в виде справок либо, как многие выражаются, служебных записок, которые также нужно включить в график документооборота. Несомненно, стоит упомянуть то, что в нашем примере ответственный работник должен представить выписку из ЕГРЮЛ.
Назначаем ответственных лиц

С первичными документами все очень просто. Всем известно о том, что работники, в должностные обязанности которых заходит составление первички, отвечают за ее правильное оформлениеп. 6 ч. 2 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Этих же работников нужно, мягко говоря, назначить ответственными за передачу документов в бухгалтерию. Всем известно о том, что чем меньше посредников меж составителем документа и бухгалтерией, тем больше шансов, что документ не потеряется и так сказать поступит впору.

Чтоб распределить ответственность за оформление и передачу служебных записок либо справок, снутри каждого подразделения назначьте ответственного. Необходимо подчеркнуть то, что к примеру:

Устанавливаем сроки

Срок, в который определенный работник должен, мягко говоря, передать документы в бухгалтерию, пожалуй, самое принципиальное в графике документооборота. Очень хочется подчеркнуть то, что этот срок можно установить как определенное число месяца либо количество дней, прошедших со дня составления либо выполнения документа. Конечно же, все мы очень хорошо знаем то, что также нужно учитывать, что бухгалтеру может пригодиться не один день для обработки, как заведено, приобретенных документов и переноса данных из их в регистр. И даже не надо и говорить о том, что к примеру, в организации день выплаты заработной платы установлен 7-го числа. Было бы плохо, если бы мы не отметили то, что бухгалтер расчетной группы начисляет заработную плату по всем подразделениям, и все документы по учету рабочего времени должны быть обработаны, допустим, к 5-му числу месяца. Потому поступить в бухгалтерию табели учета рабочего времени, приказы о премировании и т. п. должны не позднее 1-го числа месяца.

Не забудьте раздельно указать в графике сроки передачи документов по командировкам. Несомненно, стоит упомянуть то, что ведь не тайна, что, как всем известно, некие сотрудники имеют привычку до крайнего держать документы у себя и отчитываются с опозданием, даже не, как мы привыкли говорить, подозревая, что срок для представления отчета установлен законодательно. Потому в графике документооборота пропишите для их обязанность отчитаться в трехдневный срок опосля окончания командировкип. 26 Постановления Правительства от 13.10.2008 № 749.
Итак, перечень документов подготовлен, сроки прохождения по подразделениям так сказать установлены, а, как мы с вами постоянно говорим, ответственные лица назначены. Перебегаем к оформлению.

Избираем метод

График документооборота можно оформить в виде текста, таблицы либо схемы. Несомненно, стоит упомянуть то, что ежели организация маленькая и документов не достаточно, то, мягко говоря, подойдет, как мы привыкли говорить, текстовая форма. Некие бухгалтеры предпочитают составлять схему движения, как большинство из нас привыкло говорить, каждого документа, так как это наглядно, просто и информативно. Возможно и то, что но классический метод дизайна графика — таблица, где, как многие думают, любая строчка также содержит сведения о одном документе.

Разрабатывать график лучше в програмке Excel, потому что при обработке данных комфортно, наконец, применять некие ее функции.

Какой бы метод вы ни избрали, информацию необходимо представить так, чтоб график было комфортно читать вашим сотрудникам, ответственным за движение документа. Потому документы в графике нужно располагать по определенному принципу, к примеру в алфавитном порядке, тогда просто можно будет отыскать, как все знают, хоть какой документ.

Этот вариант дизайна комфортен тем, что таблица обхватывает весь список документов и ею будут также воспользоваться все сотрудники. Несомненно, стоит упомянуть то, что но ежели документов чрезвычайно много, то график, мягко говоря, будет массивным и, как всем известно, сложным для восприятия. Как бы это было не странно, но потому таковая форма оптимальна для маленьких организаций.

В современных критериях принципиально, чтоб взаимодействие кадровой службы с иными подразделениями организации было, как заведено, действенным. Как как бы организовать документооборот, чтоб избежать вероятных конфликтов и достичь взаимопонимания? Как, мягко говоря, упорядочить документы, чтоб повысить производительность труда? Эти вопросцы нередко задают сотрудники кадровых служб вне зависимости от того, относятся ли компании, в каких они как бы работают, к большому, среднему либо малому бизнесу.

В каждой компании документация обязана регламентироваться с учетом, как большая часть из нас постоянно говорит, определенных особенностей: размера, вида, как многие выражаются, осуществляемой деятельности, структуры управления и т.п. Как бы это было не странно, но являясь многофункциональным подразделением, кадровая служба взаимодействует со всеми без исключения подразделениями организации. О масштабах этого взаимодействия можно так сказать судить по кадровой политике, включающей в себя рекрутинг персонала, его адаптацию, обучение, мотивацию, оценку, также настоящее ведение, как многие выражаются, кадрового делопроизводства в согласовании с трудовым законодательством Русской Федерации.

Меж, как всем известно, кадровой службой и бухгалтерским (денежным) отделом иногда складываются непростые дела, т.к. конкретно с их деятельностью связан основной документооборот организации. В бухгалтерию кадровики, вообщем то, передают сведения о принятых и уволенных работниках, копии кадровых приказов, больничные листы, отпускные записки, табели для расчета, как многие думают, заработной платы и т.д. Потому чрезвычайно принципиально, чтоб документооборот меж подразделениями был упорядочен и выполнялся всеми ответственными лицами организации. Мало кто знает то, что от этого зависит почти все – а именно, своевременное получение работниками зарплаты и остальных положенных им выплат. Следовательно, нужно зафиксировать последовательность действий, а конкретно:

Точное определение потоков движения, как многие думают, кадровых документов дозволит организации сделать надлежащие внутренние регламенты. Одним из их как раз является график документооборота с описанием типов используемых документов и указанием сроков их выполнения. Как бы это было не странно, но упрощенная схема взаимодействия меж кадровой службой, бухгалтерией и денежным отделом показана на рисунке.

Меж кадровой, как большинство из нас привыкло говорить, службой и бухгалтерским (денежным) отделом иногда складываются непростые дела, т.к. конкретно с их деятельностью связан, как мы выражаемся, основной документооборот организации.

Общий порядок сотворения первичных документов, их хранение, также порядок организации документооборота определяются законодательством. Так, согласно п. 15 Положения по ведению, как мы выражаемся, бухгалтерского учета, утв. Приказом Минфина РФ 29.07.1998 № 34н, создание первичных как бы учетных документов, порядок и сроки передачи их для отражения в бухгалтерском учете производятся в согласовании с, как многие думают, утвержденным в организации графиком документооборота.

Надо сказать то, что первичные учетные документы принимаются к учету, ежели они составлены по образцам, содержащимся в альбомах унифицированных (типовых) форм первичной учетной документации. В данном графике документооборота рассмотрено движение последующих кадровых документов:

Документы, утверждаемые конкретно организацией, должны содержать, как мы с вами постоянно говорим, неотклонимые реквизиты в согласовании с требованиями, предъявляемыми к, как многие думают, унифицированным формам. Конечно же, все мы очень хорошо знаем то, что лица, составившие и подписавшие эти документы, отвечают за достоверность входящих в их данных.

Общий порядок сотворения, как многие выражаются, первичных документов, их хранение, также порядок организации документооборота определяются законодательством.

В графике документооборота нужно наконец-то перечислить работы по созданию, проверке и обработке документов, выполняемые структурными подразделениями, с указанием сроков и, как мы с вами постоянно говорим, ответственных исполнителей, также закрепить порядок движения каждого вида документа, начиная от его получения либо сотворения, регистрации, утверждения, передачи, текущего хранения, неизменного хранения и заканчивая его ликвидированием либо сдачей в архив. Форма данного документа не унифицирована, пример графика документооборота кадровой службы приведен в приложении. Всем известно о том, что он представляет собой таблицу, включающую последующие подразделы:

Ежели график документооборота составлен верно и соблюдается подабающим образом, должностные обязанности меж работниками распределяются наиболее правильно, контроль усиливается, наружная и внутренняя отчетность составляется вовремя.

В маленьких организациях график документооборота как бы составляет компетентный сотрудник, которого назначает управляющий организации. В данном случае это быть может работник, как большинство из нас привыкло говорить, кадровой службы. Конечно же, все мы очень хорошо знаем то, что ежели для вас поручили как бы составить регламент взаимодействия, как мы привыкли говорить, кадровой службы с иными подразделениями, сначала пристально ознакомьтесь с работой, как заведено, каждого из их. Само-собой разумеется, принципиально также, стало быть, осознать, что желают получить работники от кадровой службы.

И даже не надо и говорить о том, что что касается документооборота, лучше как раз создать этот документ так, чтоб каждому исполнителю было ясно, какова его, как все знают, связывающая роль. Необходимо подчеркнуть то, что в процессе работы можно применять должностную аннотацию либо положение о подразделениях. Надо сказать то, что чем подробнее описан процесс взаимодействия, тем выше его эффективность.

Перед подписанием графика документооборота нужно, мягко говоря, согласовать его со всеми, как заведено, заинтересованными лицами, утвердить его у управляющего организации и ознакомить с ним всех заинтересованных служащих под роспись. Необходимо подчеркнуть то, что также целенаправлено также вручить каждому исполнителю выписку из графика, в каком, в конце концов, перечислены документы, относящиеся к сфере деятельности данного исполнителя. Составленный график, мягко говоря, дает право требовать представления документов в установленные сроки.

Внедрение графика документооборота, вообщем то, дозволяет повысить эффективность управления всей организацией и, как большая часть из нас постоянно говорит, кадровой службой а именно, избежать дублирования документов и, вообщем то, сделать лучше качество функционирования подразделений.

Комментарии

  • Аватар Дима 26.01.2016, 11:03
    Как раз то что искал, спасибо!

Написать комментарий



Список сравнения пуст
Список пуст
Почта   Подпишись на       нашу рассылку!
Информация


Введите капчу


Все бренды:

Best Buhshop


Гарантия качества
Календарь бухгалтера