Бест Бухшоп - лучший интернет магазин для бухгалтеров с бесплатной доставкой по всему миру!
Наш магазин продает книги и журналы по бухгалтерскому учету. Наши издания признаны самыми лучшими и актуальными.
Они помогают в работе огромному количеству бухгалтеров, благодаря им вы сократите поиск нужной информации и
будете быстро и легко решать все рабочие вопросы. У нас самые низкие цены и огромное количество скидок и акций.

Как согласовать договор

09.05.2017

Теги: Бухгалтерсий учет, Новости по бухгалтерскому учету, Новости по бухучету, Обучение бухучету, Статьи для бухгалтеров, Статьи по бухучету



Существует два подхода к работе с договорами в организации: централизованный и децентрализованный.

Централизованный подход наконец-то предполагает наличие в организации специального, как мы привыкли говорить, структурного подразделения либо рабочей группы, которая занимается договорами. Конечно же, все мы очень хорошо знаем то, что задачка исполнителя – доставить проект контракта либо оферту в этот отдел, а согласованием, учетом и хранением будут заниматься спецы.

Децентрализованный подход подразумевает, что каждый исполнитель ведет свои договоры без помощи других. Обратите внимание на то, что но даже ежели в компании практикуется децентрализованный подход, хранить все уникальные экземпляры договоров необходимо в одном месте: у секретаря, юриста, в канцелярии и т.д.

Понятно, что большая часть организаций начинают с децентрализованного подхода: было бы удивительно растрачивать ресурсы на договорной отдел, ежели вся организация состоит из директора, бухгалтера и команды продавцов. Но с ростом компании и размеров заключаемых договоров следует равномерно приближаться к, как заведено выражаться, централизованной системе работы.

СОГЛАСОВАНИЕ ДОГОВОРОВ: КТО УЧАСТВУЕТ В ПРОЦЕССЕ?

Исходным и неотклонимым шагом работы над готовым проектом контракта либо офертой является согласование. Генеральный директор, подписывая контракт, должен быть уверен, что, вообщем то, заключает соглашение с добросовестным контрагентом, что сумма контракта и налог на нее рассчитаны верно, а сам контракт не содержит таковых критерий, которые в дальнейшем обернутся неприятностями для его бизнеса. Так как лично проверить каждый документ управляющий не в состоянии, контракт должен пройти функцию согласования. Как бы это было не странно, но круг согласующих лиц организация назначает без помощи других, и он также может изменяться в зависимости от вида контракта. Несомненно, стоит упомянуть то, что но хоть какой контракт непременно, стало быть, разглядывают основной бухгалтер, денежный директор (денежный нюанс) и юрист (правовая экспертиза). И действительно, ежели в компании есть служба сохранности, в ее задачки заходит проверка репутации контрагента.

Ежели компания употребляет систему электронного документооборота (СЭД), согласование проводится в согласовании с правилами данной нам системы. Необходимо подчеркнуть то, что лучше, ежели это будет параллельное согласование, т.е. контракт отправится сразу всем согласующим лицам. В отсутствие СЭД ее может заменить почтовый клиент с функцией голосования (к примеру, MS Outlook) либо программный продукт, разработанный специально для этих целей.

Так либо по другому, принципиальный момент электронного согласования состоит в том, что электронная копия контракта попадает на согласование сразу ко всем спецам, а уникальный экземпляр документа все это время находится у исполнителя. Крайнему также остается лишь сформировать и распечатать лист согласования, приложить его к договору и передать на подпись. В случае ежели в организации не внедрена СЭД, исполнитель лично передает контракт, как большинство из нас привыкло говорить, каждому из согласующих лиц и смотрит за тем, чтоб они поставили подписи в листе согласования.

Можно создать отдельный лист согласования для каждого вида договоров с списком лиц, которые согласовывают эти договоры. Очень хочется подчеркнуть то, что 2-ой вариант – разработка всепригодного листа согласования с списком всех согласующих лиц на предприятии. Всем известно о том, что при согласовании определенного контракта исполнитель будет выбирать из этого списка подходящих лиц и передавать контракт лишь им.

Срок, в который должностное лицо обязано произвести согласование, прописывается в регламенте по договорной работе.

Ежели сторонам не удалось договориться

На практике далековато не постоянно участники контракта на сто процентов принимают условия соглашения, предложенные иной стороной. К примеру, должностное лицо просто не согласует оферту. И даже не надо и говорить о том, что как быть в данном случае и все-же довести контракт до подписания?

В данной ситуации готовится особенный документ – протокол разногласий. Конечно же, все мы очень хорошо знаем то, что обратите внимание, что к проектам контракта это не относится: в организации, которая является создателем соглашения, исполнитель вносит нужные конфигурации в документ. Протокол разногласий оформляется для оферт, т.е. для договоров, присланных в компанию для подписания контрагентом.

Протокол разногласий, в конце концов, состоит:

из преамбулы;
содержания разногласий;
указания согласованного сторонами редакции пт контракта;
подписей сторон

ДАТА ЗАКЛЮЧЕНИЯ Контракта – ПРИНЦИПИАЛЬНЫЙ МОМЕНТ

Согласно п. 1 ст. 433 Гражданского кодекса Русской Федерации контракт признается заключенным в момент получения лицом, направившим оферту, ее акцепта. Таковым образом, датой заключения контракта будет считаться день получения стороной, готовившей контракт, экземпляра, подписанного иной стороной. Документально зафиксировать эту дату можно последующими методами:

• собственноручной подписью представителя контрагента, получившего контракт на руки;

• методом отправки контракта по почте заказным письмом с обычным уведомлением. На вернувшемся в компанию простом уведомлении будет стоять подпись работника контрагента, получившего письмо, и дата получения.

Ежели по какой-нибудь причине уведомление не так сказать возвратится (что изредка, но бывает), можно навести запрос на почту. Необходимо отметить то, что в ответе на запрос, мягко говоря, будет указана дата получения письма адресатом.

Отправлять контракт контрагенту необходимо с сопроводительным письмом. Это доборная гарантия того, что документ, наконец, попадет к адресату: факт принятия письма с приложенным к нему экземпляром автоматом как бы будет означать получение контракта. Текст сопроводительного письма к договору быть может последующим:

Направляем Для вас подписанный и скрепленный печатью экземпляр контракта поставки оборудования от 27 марта 2014 г. № 234-П-МТО-14.

Приложение: на 4 л. в 1 экз.

Реквизит «Отметка о наличии приложения» оформляется в согласовании с п. 3.21 ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Было бы плохо, если бы мы не отметили то, что требования к оформлению документов».

ХРАНЕНИЕ ДОГОВОРОВ

Хранение договоров обязано быть централизованным. Очень хочется подчеркнуть то, что нельзя допускать «рассеивания» документов по исполнителям, ведь люди могут уволиться либо получить увеличение, также уйти в отпуск либо на больничный. И даже не надо и говорить о том, что при всем этом далековато не постоянно работники передают дела своим преемникам. Всем известно о том, что как быть, ежели через пару лет пригодится оригинал контракта, который, согласно отметкам в журнальчике, хранится у издавна уволившегося работника?

Выход тут лишь один: хранить уникальные экземпляры договоров в одном отделе. Разумно, что это будет этот же отдел, который отвечает за регистрацию и согласование договоров. При децентрализованной системе работы необходимо обязать исполнителей передавать договоры на оперативное хранение в юридический отдел, службу ДОУ либо секретарю. По истечении положенного времени документы в общем порядке будут переданы на хранение в архив организации.

Почаще всего для работы с контрактом полностью довольно его электронной копии, а картонный экземпляр с «живыми» подписями и печатями может оставаться в папке на полке. Потому принципиальной частью процесса регистрации контракта обязано стать его сканирование. Скан-копии договоров могут храниться в том же подразделении, что и оригиналы, и высылаться работникам организации по запросу. При наиболее серьезной системе обеспечения сохранности для предоставления копии контракта, в конце концов, может пригодиться основание – служебная записка с резолюцией управляющего подразделения, ответственного за хранение.

Выдача, как всем известно, заверенных копий либо уникальных экземпляров контракта делается по письменному запросу и фиксируется в Журнальчике выдачи, как заведено выражаться, уникальных экземпляров и заверенных копий договоров (Пример 6). Вообразите себе один факт о том, что так как главную роль в журнальчике играют собственноручные подписи служащих, он ведется в картонном виде.

Оперативное хранение договоров осуществляется на основании номенклатуры дел организации. Не для кого не секрет то, что срок оперативного хранения устанавливается в, как большинство из нас привыкло говорить, локальных нормативных актах, регламентирующих хранение документов компании, и может составлять, к примеру, три года со дня истечения срока контракта. Через три года как бы будет проведена экспертиза ценности, после этого договоры будут сформированы в дела и переданы в архив.

РЕГЛАМЕНТИРОВАНИЕ Главных Шагов РАБОТЫ С ДОГОВОРАМИ

Делопроизводство по договорам является, обычно, только частью системы договорной работы организации, которая регламентируется достаточно большими локальными, как заведено, нормативными актами, к примеру: Положением о договорной работе, Порядком подготовки, контроля выполнения и хранения договоров гражданско-правового нрава и т.п. Надо сказать то, что подобные регламенты разрабатываются юридической службой организации и утверждаются генеральным директором, а секретарь, мягко говоря, управляется только той их частью, которая регламентирует его роль в договорной работе.

Приведем фрагмент Положения о договорной работе коммерческой организации, освещающей вопросцы делопроизводства договоров не использующей СЭД, с централизованным подходом к работе с договорами.

Лист согласования контракта – это собственного рода обходной (либо маршрутный) лист контракта, его «бегунок». Под листом согласования контракта следует как бы осознавать внутренний документ, который составляется по утвержденной юридическим отделом, как большинство из нас привыкло говорить, табличной форме ответственным менеджером. И даже не надо и говорить о том, что это быть может сотрудник, как мы с вами постоянно говорим, хоть какого бизнес-подразделения: отдела маркетинга, закупок, продаж. Этот документ нужен для утверждения, как большинство из нас привыкло говорить, предоставленной контрагентом, или составленной снутри компании редакции (проекта) контракта, в том числе внесения в него доп правок, замечаний и комментариев.

Лист согласования контракта как зеркало утверждения контракта

Утверждение, либо согласование контракта средством листа осуществляется, как многие выражаются, ответственными сотрудниками, представляющими, обычно, главные подразделения компании:

юридический отдел
денежный отдел
бухгалтерия
отдел маркетинга
отдел продаж/закупок/коммерческий отдел

Роль юристов и финансистов в согласовании контракта и подписи листа является строго неотклонимым. И даже не надо и говорить о том, что юристы проводят правовую экспертизу и оценивают правовые опасности, а финансисты оценивают, сначала, проходит ли контракт по бюджету.

Следует как бы различать лист согласования и протокол разногласий к договору. Вообразите себе один факт о том, что ежели в первом случае целью документа является фиксация списка исправлений снутри компаний, то цель протокола разногласий заключается в анализе изначального проекта, представленного контрагентом, и финальной версии, согласованной при помощи листа согласования контракта. Контракт с протоколом разногласий и листом согласования к нему ворачивается организацией, контрагенту, который предоставил собственный начальный вариант контракта. Ежели протокол разногласий подписан сторонами контракта, то значительные условия контракта действуют в редакции протокола разногласий, который становится в данном случае неотъемлемой частью контракта, приложением к нему.

Опосля того как инициировавшее заключение контракта бизнес-подразделение компании выделяет ответственного за согласование сотрудника, он должен также распечатать, как всем известно, пустой бланк согласования, приложить его к начальной версии контракта, найти, с кем данный контракт следует, стало быть, согласовать (т.е. маршрут согласования), и начать физический обход согласующих лиц по маршруту. Необходимо подчеркнуть то, что соответствие разных видов договоров маршрутам согласования (либо одному-единственному маршруту) обязано быть как раз установлено в Положении (Регламенте) о договорной работе.

Как указывает практика, часто все договоры проходят по одному и тому же маршруту:

Финансисты > Юристы > Бухгалтерия > Коммерческий отдел

Но в ряде всевозможных случаев, маршруты, т.е. состав подразделений и согласующих служащих, также последовательность прохождения контракта по ним, могут различаться в зависимости от критерий (характеристик) контракта: вид контракта, сумма (стоимость) контракта, контрагент и т.д.

Опосля того как лист согласования соберет замечания и визы всех согласующих, ответственный сотрудник описывает, согласован он либо так сказать нет, также, в случае необходимости, вносит (опосля согласования с контрагентом) нужные исправления в текст контракта, ежели этот вопросец является принципиальным.

Конкретно так смотрится «ручное» прохождение листа согласования по согласующим, ежели этот процесс никак не автоматизирован.

Формирование листов согласования договоров в электронном виде

При помощи программы «Юрайт: Согласования и договоры» Вы просто сможете сформировать и распечатать лист согласования к хоть какому договору, который будет, вообщем то, содержать:

Предмет согласования – определенный контракт либо другой документ, который согласуется
ФИО и должность согласующего сотрудника
Содержание внесенных правок (при их наличии)
Дата и время начала/окончания согласования контракта
Итог согласования: согласовано, отклонено итд.
Подпись (виза) согласующего лица, которой, вообщем то, утверждается итог рассмотрения контракта

Контракт — соглашение 2-ух либо пары лиц о установлении, изменении либо прекращении гражданских прав и обязательств (в согласовании со статьей 420 ГК РФ). Обратите внимание на то, что верно налаженная система, как многие думают, договорной работы на предприятии может предотвратить ненадобные ошибки и недоразумения, которые оттягивают на себя человеческие и денежные ресурсы. Само-собой разумеется, не считая того, она поможет избежать почти всех судебных споров. К примеру, простая ошибка в договорной работе способна привести вашу компанию не только лишь в арбитражный трибунал, да и, наконец, стать предпосылкой возбуждения «налогового» уголовного дела.

Это, в свою очередь, может сказаться на репутации организации, а в случае проведения тендеров негативно, наконец, воздействовать на их результаты. Создатель статьи, поднявшись по карьерной лестнице от должности секретаря-референта до заместителя начальника правового управления, как большинство из нас привыкло говорить, большого федерального унитарного компании, делится своим опытом, скопленным в сфере организации документооборота договоров на предприятии. Не для кого не секрет то, что в статье мы тщательно разглядим: подготовку проекта контракта; его согласование; заключение контракта (подписание и заверение печатью); регистрацию (включая муниципальную регистрацию); учет и оперативное хранение, выдачу копий (оригиналов) договоров; формирование базы по документам контрагентов; компанию выполнения договоров; подготовку договоров к сдаче в архив. Все давно знают то, что основное — принцип!

На начальном шаге построения системы, как мы с вами постоянно говорим, договорной работы нужно найти принцип, по которому она будет строиться: централизованный либо децентрализованный. Само-собой разумеется, для этого следует провести обследование бизнес-процессов и способов работы компании. На основании приобретенной инфы можно решить вопросец о том, кто будет ответственным за компанию договорной работы: конкретное структурное подразделение (при выборе централизованного принципа) либо отдельные работники в различных структурных подразделениях (при выборе децентрализованного принципа). Обратите внимание на то, что проанализировав опыт договорной работы в Рф, создатель статьи может огласить, что в большинстве маленьких и средних компаний документооборот договоров «разорван» — разбит меж отдельными работниками. Ответственный исполнитель готовит проект контракта, организует его согласование, секретарь либо делопроизводитель регистрирует, а хранение контракта, вообщем то, осуществляет или ответственный исполнитель, или основной бухгалтер компании, или кто-то еще.

В больших компаниях, обычно, употребляется принцип централизации: ответственный исполнитель готовит проект контракта и сдает его в службу делопроизводства (либо договорный отдел), которая осуществляет согласование, заключение, регистрацию, учет и хранение договоров, выдачу их копий. Мало кто знает то, что на нынешний момент организация договорной работы по централизованному принципу является более хорошей для больших компаний с сетью территориально удаленных подразделений. Обратите внимание на то, что подготовка проекта контракта Подготовка проекта контракта (составление собственного проекта контракта или рассмотрение поступившего от контрагента) осуществляется ответственным исполнителем того структурного подразделения, которое инициирует заключение контракта, совместно с юристом. Всем известно о том, что согласно статье 161 ГК РФ сделки юридических лиц меж, как люди привыкли выражаться, собой и с гражданами должны совершаться в обычный, как большая часть из нас постоянно говорит, письменной форме, кроме сделок, требующих, как люди привыкли выражаться, нотариального удостоверения. Возможно и то, что на согласование и подписание проект контракта представляется в последующем количестве экземпляров: обычно, по количеству сторон; для договоров, работающих с даты регистрации его уполномоченным органом, как всем известно, гос власти либо местного самоуправления, (к примеру, договоров аренды) — по количеству сторон + 1 экземпляр для регистрирующего органа.

В структуре хоть какого хозяйственного контракта, в конце концов, рекомендуется предугадать последующие разделы, которые в ряде всевозможных случаев могут быть объединены либо как бы разбиты: Преамбула. Предмет контракта. Не для кого не секрет то, что права и обязанности сторон. Стоимость и порядок воплощения расчетов. Особенные условия контракта. Ответственность сторон. Всем известно о том, что изменение, расторжение и прекращение контракта. Очень хочется подчеркнуть то, что конфиденциальность. Необходимо отметить то, что разрешение споров. Происшествия непреодолимой силы. Срок деяния контракта. Адреса и реквизиты сторон.

И действительно, подписи сторон. Конечно же, все мы очень хорошо знаем то, что проверяем контрагента! На шаге работы с проектом контракта ответственный исполнитель должен обеспечить предоставление контрагентом пакета документов. Было бы плохо, если бы мы не отметили то, что это обосновано рядом обстоятельств. Дело в том, что заключенный контракт может не иметь юридической силы (к примеру, ежели он подписан неуполномоченным лицом). Вообразите себе один факт о том, что чтоб избежать схожих эксцессов, нужно пристально подступать к проверке документов контрагента. Всем известно о том, что исходя из практики можно огласить, что полная проверка документов контрагента (другими словами проверка не только лишь регистрационных и учредительных документов, да и ценных бумаг, корпоративной документации, активов, заключений аудиторов, денежных отчетов и пр.) целесообразна при заключении далековато не всех договоров. Всем известно о том, что она быть может нужна, к примеру, при присоединении организации, так как приобретается работающий бизнес, в процессе деятельности которого были бы сделаны определенные обязательства.

Само-собой разумеется, перечень документов, предоставляемых контрагентом, определяется юридической службой организации. Вашему вниманию мы хотим предложить их примерный список: документы, содержащие сведения о контрагентах: документы, предоставляемые юридическим лицом: копии, как большинство из нас привыкло говорить, учредительных документов, копия документа, подтверждающего возможности управляющего юридического лица, копия доверенности, заверенная в установленном порядке юридическим лицом, и ксерокопия паспорта представителя (в случае ежели от имени юридического лица контракт подписывает не его управляющий, а представитель), копия свидетельства о гос регистрации юридического лица со всеми переменами, копия письма органов статистического наблюдения о присвоении кодов, копия свидетельства о постановке на налоговый, стало быть, учет, документы, содержащие сведения, включающие почтовый адресок компании, телефон и банковские реквизиты, заверенные печатью организации и подписью ее управляющего копии лицензий на воплощение соответственного вида деятельности, сертификатов и т.д. (в вариантах, предусмотренных работающим законодательством Русской Федерации); документы, предоставляемы контрагентом — физическим лицом: копия паспорта, копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе по месту проживания, копия свидетельства о регистрации в качестве личного бизнесмена (для физических лиц — личных бизнесменов), банковские реквизиты (по мере необходимости оплаты через банк), копия страхового свидетельства Пенсионного фонда РФ.

Необходимо подчеркнуть то, что общего нормативно-правового акта, устанавливающего порядок проведения проверки документов контрагента во всех организациях, в текущее время в Рф не существует. Хотя и есть отдельные особые нормативно-правовые акты. К примеру, кредитные организации и проф участники рынка ценных бумаг вправе как бы запросить определенные сведения о контрагенте1: в отношении физических лиц — фамилию, имя, также отчество (ежели другое не вытекает из закона либо, как люди привыкли выражаться, государственного обычая), гражданство, реквизиты документа, удостоверяющего личность, данные миграционной карты, документа, подтверждающего право иностранного гражданина либо лица без гражданства на пребывание (проживание) в Русской Федерации, адресок места жительства (регистрации) либо места пребывания, идентификационный номер налогоплательщика (при его наличии); в отношении юридических лиц — наименование, идентификационный номер налогоплательщика либо код иностранной организации, муниципальный регистрационный номер, место гос регистрации и адресок местонахождения. Исходя из практики работы можно огласить, что почти всегда документы контрагентом представляются без заморочек. Как бы это было не странно, но это стало нормой делового общения. Задачи начинаются при проверке документов.

Может выясниться, к примеру, что срок деяния лицензии либо доверенности истек. Необходимо отметить то, что ежели в силу ряда обстоятельств контрагент не может либо не желает так сказать представить документы, это обязано вас, стало быть, заставить задуматься. Конечно же, все мы очень хорошо знаем то, что согласование проекта контракта Приготовленный проект контракта ответственный исполнитель представляет в службу делопроизводства (либо договорный отдел) совместно с пакетом документов. На нашем предприятии он состоит из: проекта контракта в электронной форме; документов, приготовленных контрагентом; листа согласования, содержащего последующую информацию: Ф.И.О. ответственного исполнителя с указанием его должности, наименования структурного подразделения, в каком он работает, визу ответственного исполнителя, визы управляющих ответственного исполнителя, вид документа, направляемого на согласование (контракт, доп соглашение), наименование контрагента, перечень визирующих, дату поступления документа на визирование и дату возврата документа сотрудниками, визирующими контракт. Надо сказать то, что листы согласования проектов договоров регистрируются в особом журнальчике, что дозволяет верно фиксировать количество поступающих на согласование проектов договоров.

В журнальчике также отражается ход согласования проектов договоров. Наличие ссылок на дату поступления контракта на согласование и дату возврата от визирующих профессионалов помогает выслеживать сроки согласования каждым визирующим спецом, также их нарушение; пояснительную записку (в нужных вариантах). Обратите внимание на то, что пояснительная записка за подписью ответственного исполнителя обязана содержать последующую информацию: обоснование необходимости заключения контракта, обоснование выбора контрагента, о контрагенте, предмет контракта (коротко), сумму контракта, условия платежа, условия получения платежа или выполнения обязанностей; технико-экономическое обоснование (ТЭО) проекта в случае необходимости. Все давно знают то, что оно содержит последующую информацию: обоснование необходимости совершения сделки, предмет сделки, общественная сумма сделки, другие значительные условия, смету расходов, связанных с исполнением сделки, экономические последствия совершения сделки, сроки выполнения сделки, описание контрагента: какой период времени так сказать находится на рынке данной продукции (работ, услуг), как зарекомендовал себя и т.д. Все давно знают то, что следует направить внимание на то, что приведенный список документов является примерным, т.к. на каждом предприятии, наконец, устанавливается собственный порядок, как люди привыкли выражаться, договорной работы, который во многом зависит от вида деятельности организации и размера договоров.

Из приведенного выше перечня каждое предприятие вправе также выбирать те документы, которые более оптимальны для него. Так, к примеру, в больших, как заведено выражаться, торгово-производственных компаниях наличие пояснительной записки к договору лучше. Мало кто знает то, что она дает ясное понятие о целях заключения контракта. Ежели руководителю компании приходится подписывать огромное количество договоров раз в день, то пояснительная записка существенно уменьшает время, которое он растрачивает на исследование контракта. Не считая того, она дает, как все знают, нужную информацию для визирующих служащих. В больших, как мы выражаемся, торговых компаниях, предлагающих продукты либо сервисы, разработаны типовые договоры, в данном случае необходимость подготовки, как заведено, пояснительной записки, и может быть, листа согласования, отпадает.

Очень хочется подчеркнуть то, что нет необходимости в этих документах и в малеханьких компаниях, где управляющий может подписывать до 2-х договоров в день. Возможно и то, что потому к организации договорной работы следует подступать творчески, анализируя почти все причины и выбирая более лучший метод согласования договоров. Согласование проекта контракта организует служба делопроизводства (либо договорный отдел). Так как договорные дела обслуживаются и юридической, и бухгалтерской, и денежной службой, то выходит, что договорная работа обязана насквозь пронизывать всю хозяйственную деятельность компании. И даже не надо и говорить о том, что конкретно верно организованное согласование договоров помогает исключить возможность, как все говорят, негативных последствий, связанных с недействительностью контракта либо, как заведено, доп экономическими, налоговыми, денежными, таможенными и иными потерями.

Каждое предприятие может без помощи других определять список лиц, осуществляющих согласование проекта контракта, что обязано быть закреплено в локальном нормативном акте. Все давно знают то, что обычно, «визирующими» должностями, в конце концов, являются: юрист; денежный директор; основной бухгалтер; управляющий заинтересованного подразделения. Наличие доп виз зависит от специфичности контракта, направляемого на согласование.

Управленческий нюанс согласования Фаворитные практики современных организаций свидетельствуют, что, как многие думают, настоящая цель согласования – повысить качество не столько документов, сколько настоящих управленческих действий и решений, которые стоят за этими документами. Согласование документов становится важной административной процедурой и организационным инвентарем, при помощи которого обеспечивается управляемость. Согласование – не только лишь метод подготовительного рассмотрения и оценки проекта документа, сущность согласования – совокупа действий, направленных на обеспечение разработки, правильного дизайна и выполнения управленческих решений, принимаемых по более принципиальным фронтам деятельности. Необходимо подчеркнуть то, что в процессе согласования нужно обеспечить полный анализ юридических, экономических и, как все говорят, денежных причин, влияющих на принятие решения, минимизировать вероятные опасности и обеспечить обязательность выполнения решения.

Традиционно считают, что согласование документов – сначала часть делопроизводства, а основная черта согласования – время и маршрут движения документов, т.е. один из признаков документооборота. Обратите внимание на то, что при всей справедливости этого принципа пробы убыстрить согласование лишь за счет внедрения систем электронного документооборота, в каких в качестве типовых решений предлагаются опции маршрутов движения документов, признаны недостающими. Службам делопроизводства нужно строить функцию согласования как систему. Регламентация действий согласования решений и взаимодействия подразделений, также наличие специального регламента согласования в, как многие думают, интернациональной практике управления оцениваются как элемент и признак свойства управления, его полноценности. Возможно и то, что а это принципиально для тех организаций, которые хотят сертифицироваться по эталонам системы менеджмента свойства.

Участвуя в процедуре согласования, сотрудник организации лучше понимает собственный личный вклад в достижение общих целей, в выполнение плана мероприятий, разработку, как люди привыкли выражаться, новейшего продукта, подготовку принципиальной сделки и т.п. А подразделениям организации роль в процедуре согласования не дозволяет замыкаться только на собственных задачках и планах, принимать локальные решения без учета общей экономической и управленческой ситуации, конфликтовать из-за ресурсов либо, вообщем то, скрывать информацию от подразделений либо организаций-смежников. В процессе согласования проекты решений лучше, в конце концов, прорабатываются, а, следовательно, управляемость увеличивается за счет усиления внутренних связей и формирования интеграционных решений. Несомненно, стоит упомянуть то, что согласование содействует развитию командности, духа сотрудничества и товарищеского взаимодействия, т.к. в регламентированной процедуре на 1-ый план выступают дела и роли (функции подразделений) в рамках общего трудового процесса, создаются, как мы привыкли говорить, доброжелательная рабочая среда и положительный стиль общения. Эта процедура помогает также сформировывать обязательность и уважение интересов друг дружку, честность в принятии решений (правило «честной игры»).

Отметим очередной принципиальный этический нюанс процедуры согласования, отражающий влияние личности первого управляющего на процесс управления. Управленческие решения, оформляемые в документах, которые подписывает управляющий, постоянно «работают» на формирование его, как многие думают, личного стиля управления, его «образа» как управляющего и фаворита, демонстрируют ценность его вклада в достижение стратегических целей организации. Потому решения должны быть точны, понятны, исполнимы, а приказы и распоряжения – идеально изложены и оформлены. Очень хочется подчеркнуть то, что система согласования документов в значимой степени как раз сформировывает и исполнительскую дисциплину, т.к. основное в реализации управленческих решений – не контроль выполнения, который, наконец, представляет собой «последующий» контроль, а планирование выполнения, т.е. всесторонняя подготовка высококачественного проекта решения, в каком как бы выделяются и распределяются ресурсы, инсталлируются рациональные сроки и минимизируются опасности.

Само-собой разумеется, три «золотых» правила согласования Обратим внимание на правила организационного поведения, которые составляют базу для разработки процедуры согласования документов и в делопроизводственном (технологическом), и в управленческом качествах. Не для кого не секрет то, что исследование наилучших практик современных организаций указывает, что конкретно эти правила можно именовать фактически «правилами согласования». Вообразите себе один факт о том, что правило 1-ое. На согласование должен быть ориентирован вполне приготовленный и оформленный в согласовании с установленными в организации правилами проект документа. Инициатор проекта документа (подразделение, исполнитель) подготавливает проект в согласовании с требованиями работающей Аннотации по делопроизводству, внутренними эталонами и другими внутренними нормативными документами организации, закрепляющими правила подготовки, составления и дизайна определенных видов документов.

Возможно и то, что в Аннотацию по делопроизводству либо особый регламент согласования документов советуем ввести строгую норму: запрещается применять функцию согласования в качестве метода подготовки (разработки) документа. Необходимо отметить то, что 2-ое. Обратите внимание на то, что за реализацию процесса согласования проекта определенного вида либо разновидности документа (контроль за соблюдением процедуры и общих сроков согласования, учет замечаний согласовывающих подразделений и их отражение в тексте проекта) несет ответственность инициатор документа (подразделение-инициатор, исполнитель), который разработал управленческое решение. Возможно и то, что правило третье. Подразделение, участвующее в процедуре согласования, оценивая проект документа, делает замечания и вносит предложения в рамках собственной предметной области и закрепленных зон ответственности, которые установлены в положении о подразделении. Эти замечания и предложения, а означает, и надлежащие экспертные заключения по проекту, являются неотклонимыми.

Роли подразделений Хоть какое подразделение организации может разрабатывать проект документа (а означает, и проект управленческого решения) в инициативном порядке либо по поручению вышестоящего органа управления. Все знают то, что в системе согласования такое подразделение является подразделением-инициатором. Очень хочется подчеркнуть то, что подразделение организации может и обязано также участвовать в согласовании проектов решений и документов, ежели оно выполняет свои задачки и функции в рамках какого-нибудь общего бизнес-процесса по, как заведено выражаться, единой технологии, а общий итог зависит также и от его усилий. Это – подразделение-участник процесса согласования и сразу контролер рисков по, как мы с вами постоянно говорим, закрепленным за ним функциям.

Мало кто знает то, что подразделение в структуре организации может делать особые контрольные функции в рамках общей системы контроля и ориентироваться на увеличение эффективности совершаемых операций и соответствие деятельности требованиям работающего законодательства и других нормативных правовых актов. Таковым подразделением-контролером является, к примеру, служба внутреннего контроля в открытых акционерных обществах. Есть подразделения, которые на предприятии отвечают за выполнение общих, так именуемых «штабных» функций, либо централизованно выполняющие функции административной поддержки и материально-технического обеспечения. Необходимо отметить то, что к их числу традиционно относят не дирекцию и аппарат помощников, а службы: делопроизводства, кадровую, юридическую, сохранности, информационно-технологического обеспечения, главенствующего бухгалтера, планово-экономическую и т.п. В системе согласования такие подразделения являются «системообразующими», т.е. подразделениями, как мы с вами постоянно говорим, неотклонимого согласования, т.к. в зоне их ответственности находятся главные юридические, денежные, налоговые и операционные опасности организации в целом.

Всем известно о том, что зоны ответственности подразделений Анализ процедуры согласования указывает, что основное в ней – не, как многие думают, организационная и структурная иерархия участвующих подразделений, а их функции и роли в системе управления организацией и в системе принятия решений. Как бы это было не странно, но в связи с сиим такие многофункциональные подразделения, как, как заведено выражаться, финансовая служба, служба главенствующего бухгалтера, юридическая служба, служба делопроизводства, служба информационных технологий, служба сохранности, контрольная служба и т.п., могут и должны рассматриваться в статусе подразделений/инстанций неотклонимого согласования проектов документов, в особенности в процедурах внутреннего согласования. Этот статус значит, что фактически каждый проект решения/проект документа в маршруте собственного согласования должен пройти анализ в данном многофункциональном подразделении, и без визы, приобретенной в инстанции неотклонимого согласования, никакой проект документа не быть может представлен на подписание либо утверждение.

Метод и методы согласования Анализ указывает, что независимо от степени автоматизации документооборота маршрут движения проекта документа в процессе согласования обычно, последующий: 1 шаг. Получение подписи управляющего подразделения-инициатора и согласование с вышестоящим управляющим подразделения-инициатора (получение «выпускающей» визы «курирующего» заместителя первого управляющего). 2 шаг. Надо сказать то, что согласование с подразделениями, участвующими в выполнении операций, которые затрагиваются проектом разрабатываемого документа, также с подразделениями неотклонимого согласования, с подразделениями, контролирующими опасности, с подразделениями, обязательность согласования с которыми устанавливается для данного вида документа централизованно в регламенте согласования либо самим инициатором.

Маршрут проекта документа в процессе согласования определяется видом и содержанием документа. Но даже при утвержденной схеме неотклонимого согласования проекта документа данного вида / разновидности в зависимости от значимости вопросца и приготовленного проекта управленческого решения выбор маршрута зависит от инициатора процедуры согласования. Обратите внимание на то, что процедура согласования осуществляется одним из методов – параллельным, поочередным либо комбинированным. Надо сказать то, что при применении каждого из методов маршруты и сроки согласования должны соблюдаться в неотклонимом порядке. При параллельном методе согласования проект документа так сказать направляется на рассмотрение сразу всем подразделениям / должностным лицам, включая вышестоящего управляющего подразделения-инициатора. Все давно знают то, что этот метод согласования наилучшим образом реализуется в системах электронного документооборота / корпоративных информационных системах, которые имеют соответственный модуль электронного согласования.

Очень хочется подчеркнуть то, что при поочередном методе проект документа, в конце концов, направляется для согласования в три-четыре шага в последовательности, которая установливается регламентом согласования, т.е. рассмотрение документа подразделениями, участвующими в процедуре, реализуется поочередно. Комбинированный метод согласования (на практике – часто встречающийся) подразумевает сочетание маршрутов направления проекта документа. К примеру, сначала процедуры инициатор получает визу подразделения-соисполнителя, а потом – параллельно направляет проект подразделениям-контролерам соответственных рисков. Этот метод является главным в маршруте, когда условием начала процесса согласования как бы является «выпускающая» виза вышестоящего управляющего подразделения-инициатора. Все знают, что «курирующие» вышестоящие руководители подразделений изучают приготовленные проекты документов и вносят свои конфигурации в выставленные на их рассмотрение начальные проекты решений. Исполнитель либо подразделение-инициатор согласования могут, мягко говоря, выбрать хоть какой из методов согласования проекта документа, но при всем этом нужно учитывать, что фактической датой начала согласования проекта документа в подразделениях на определенном шаге поочередного согласования считается, как большая часть из нас постоянно говорит, фактическая дата завершения согласования проекта документа в подразделениях на прошлом шаге.

Необходимо подчеркнуть то, что каждое из подразделений, участвующих в согласовании, при поочередном методе согласования вправе не принимать к рассмотрению проект документа до того времени, пока не завершен предшествующий шаг согласования, что значительно удлиняет общий срок согласования документа. Необходимо подчеркнуть то, что порядок и процедуры согласования отдельных видов документов могут и должны уточняться и регламентироваться в определенных инструкциях, правилах и остальных внутренних нормативных актах компании при условии неотклонимого соблюдения, как большинство из нас привыкло говорить, установленных аннотацией по делопроизводству общих правил согласования. Сроки согласования Практика указывает, что общий срок согласования 1-го проекта документа одним подразделением, обычно, составляет 5 дней и исчисляется с даты проставления на листе согласования «выпускающей» визы вышестоящего управляющего подразделения-инициатора. Надо сказать то, что в определенных инструкциях по делопроизводству сроки согласования документов советуем уточнять в зависимости от вида / разновидности документа и его содержания, к примеру, «пять рабочих дней», «пять календарных дней, не считая даты получения документа» и т.п. Не считая того, советуем наиболее кропотливо разрабатывать и регламентировать сроки при проведении процедуры наружного согласования, ежели организация не направляет проекты документов на согласование в посторонние заинтригованные либо контролирующие органы, а сама является участником процесса согласования.

Вообразите себе один факт о том, что для рассмотрения и согласования проектов документов определенных видов могут устанавливаться чрезвычайно оперативные сроки, к примеру: «в течение дня получения», «не позже последующего дня с даты получения» и т.п. При установлении определенных сроков согласования советуем эти сроки соотносить также с утвержденными (типовыми) сроками выполнения определенных видов и разновидностей документов и поручений в зависимости от содержащихся в их вопросцев, т.е. может быть в работу исполнителей с документами, мягко говоря, внедрять те же контрольные 3, 5, 10 не наиболее 30 дней. Хорошим является срок согласования проекта документа от 2-3 и до 5 дней, соблюдение которого также обеспечивают параллельный либо комбинированный методы согласования, реализованные в системе электронного документооборота. Схемы и маршруты согласования Маршруты движения документов в процессе согласования и сроки согласования нуждаются в мониторинге и неизменном внимании со стороны службы делопроизводства.

Очень хочется подчеркнуть то, что в рамках настоящего управления документами и документооборотом организации перед данной службой встает задачка не только лишь регламентировать процессы согласования проектов документов в тексте Аннотации по делопроизводству, да и разрабатывать и поддерживать в актуальном состоянии списки подразделений, участвующих в неотклонимом согласовании, типовые сроки согласования документов, типовые маршруты согласования и т.п. Несомненно, стоит упомянуть то, что подобные справочники не только лишь посодействуют исполнителям отменно выполнить поручение, приготовить проект документа и согласовать его в, как все говорят, рациональные сроки, но в рамках управления всей организацией посодействуют самой службе делопроизводства также представить руководителям схемы, по которым реально наконец-то осуществляется документированное взаимодействие подразделений. Не считая того, утвержденные примерные либо, как мы привыкли говорить, типовые схемы (маршруты) с установленными сроками согласования чрезвычайно комфортно употреблять в качестве справочников для опции модуля электронного согласования документов в системах, как большая часть из нас постоянно говорит, электронного документооборота.

В процессе организации процедуры согласования следует держать в голове также, что к проекту документа, направляемого на согласование, практически постоянно требуется прилагать другие документы, являющиеся основаниями для его подготовки / сотворения, а время от времени и документы, на которые как раз делаются ссылки в тексте проекта, т.е. весь набор нужных приложений, образцов и т.п. Сопроводительная документация может включать: обоснование необходимости разработки (подписания, утверждения) новейшего документа, заключения контракта либо внесения конфигураций в действующие документы; обоснование, как мы выражаемся, денежных характеристик либо конфигураций денежных критерий договоров по сопоставлению с действующими; договоры и соглашения, являющиеся основными либо первичными по отношению к направляемым на согласование документам; пояснения к «схемам» договоров и сделок; материалы проведенных тендеров / конкурсов; выписки из протоколов заседаний коллегиальных органов управления, во выполнение которых был подготовлен проект документа; приложения, на которые даются ссылки в проекте документа. К проектам договоров, направляемых на согласование, прилагается и обоснование выбора контрагента, копии учредительных документов и доверенностей должностных лиц контрагентов для проверки их возможностей. Потому в аннотации по делопроизводству советуем верно устанавливать состав всего комплекта документов, направляемых на согласование, и указывать не только лишь проект, как многие выражаются, основного документа, да и неотклонимый состав сопроводительных документов к нему.

Оформление результатов согласования Исполнитель либо подразделение-инициатор направляют приготовленный проект документа в подразделения, участвующие в согласовании в согласовании с определенным маршрутом, который комфортно фиксировать в листе согласования (эталон дизайна листа согласования приводим в Примере 5). Как бы это было не странно, но направление на согласование осуществляется централизованно через службу делопроизводства (в согласовании с Правилами делопроизводства) либо через систему, как все говорят, электронного документооборота. Как бы это было не странно, но следует отметить, что на шаге подготовки документа, разработки управленческого решения и до направления проекта на функцию согласования все, как заведено, организационные, технологические, денежные и остальные вопросцы уже должны быть спланированы и урегулированы с подразделениями, участвующими в выполнении, осуществляющими управление рисками, контрольные функции, реализацию приготовленных мероприятий и т.п. Должностные лица подразделений, участвующих в согласовании, либо уполномоченные ими сотрудники как раз разглядывают проект документа без помощи других или поручают согласование проекта документа определенным исполнителям. Мало кто знает то, что результаты согласования оформляются, как большая часть из нас постоянно говорит, визой на проекте документа либо визой, проставленной в листе согласования.

Надо сказать то, что при наличии замечаний (дополнений) к проекту должностные лица определяют свои замечания и представляют их исполнителю. Проект документа в данном случае, мягко говоря, визируется с оговоркой о наличии замечаний, которые могут быть изготовлены в тексте документа (выделены шрифтом, цветом либо оформлены в режиме редактирования). В случае несогласия 1-го из согласовывающих подразделений быть может проставлена виза «Не согласовано» с неотклонимым письменным разъяснением обстоятельств отказа в согласовании. Инициатор согласования в данном случае должен приготовить новейшую редакцию проекта документа и навести ее на повторное согласование в подразделение, которое проставило визу «Не согласовано», также в подразделения, чьи интересы были затронуты при внесении конфигураций в проект документа по результатам согласования. Необходимо отметить то, что все противоречия, возникающие на шаге согласования, должны регулироваться в порядке конструктивного взаимодействия подразделений и служащих. В спорных вариантах оформляется протокол разногласий, рассмотрение которых осуществляется на уровне «курирующих» вышестоящих управляющих подразделений либо коллегиальных органов.

Мало кто знает то, что при проведении процедуры наружного согласования ее результаты оформляются соответственной перепиской (письмами о согласовании). Все знают то, что опосля получения виз от всех подразделений, при этом даже в процессе внутреннего согласования может быть проставление виз по форме: «СОГЛАСОВАНО» («СОГЛАСОВАНО с замечаниями»), исполнитель: оформляет, как многие думают, окончательную редакцию проекта документа, к которой прикладывает экземпляр вполне согласованного проекта с визами и замечаниями («визовой» экземпляр) либо лист согласования и проставляет отметку о учете замечаний, которая является документальным доказательством процедуры доработки проекта документа. Отметка о учете замечаний к конечной редакции документа, оформленная на «визовом» экземпляре проекта либо листе согласования, обязана быть датирована и заверена подписью управляющего подразделения-инициатора; опосля завершения согласования проект документа направляется руководителю либо уполномоченному им должностному лицу для утверждения либо подписания централизованно через службу делопроизводства. Направление на подписание может быть выполнить в картонном либо электронном виде.

Советуем также направить внимание, что Методические советы при оформлении виз и грифа согласования как реквизитов документа вводят, как всем известно, некие новации. Все давно знают то, что любопытно, что как раз «допускается полистное визирование документа и его приложений», что подразумевает возможность использования не всех частей визы как реквизита, состоящего из наименования должности, личной подписи, расшифровки подписи и даты визирования, а лишь 1-го его элемента – личной подписи (парафа), который обширно применяется в нотариальном делопроизводстве и при оформлении гражданско-правовых документов для обеспечения их целостности. А ежели согласование проекта документа проводится с внедрением листа согласования, то на документе под реквизитом «подпись» поближе к нижнему полю Методические советы допускают заместо грифов согласования (на площади, предусмотренной для их на листе бумаги) оформление специальной отметки «Лист согласования прилагается». Всем известно о том, что контроль согласования Контроль за соблюдением установленной процедуры согласования документов является одной из функций службы делопроизводства.

Обратите внимание на то, что контроль согласования включает: сопровождение процедуры согласования документов, обеспечение, как люди привыкли выражаться, действенного взаимодействия подразделений, контроль сроков согласования проектов документов в подразделениях (при помощи обычных журнальных учетных форм либо в системе электронного документооборота); информирование подразделений, участвующих в согласовании о приближении либо пришествии сроков согласования документов (в системе электронного документооборота – за счет опции, как мы привыкли говорить, автоматической рассылки уведомлений и предупреждений); анализ хода и результатов согласования документов, информирование управляющих о соблюдении процедур согласования и качестве взаимодействия подразделений (в рамках реализации информационно-аналитической функции службы делопроизводства).

Само-собой разумеется, фаворитные практики организаций свидетельствуют, что общий контроль за качеством проектов документов, приготовленных подразделением-инициатором, должен осуществляться вышестоящим управляющим подразделения инициатора, который проставляет «выпускающую» визу. Регламентированная процедура согласования в целом обязана утверждаться и вводиться в действие распорядительным документом первого управляющего организации в составе Аннотации по делопроизводству либо в статусе самостоятельного нормативного документа. Несомненно, стоит упомянуть то, что в заключение приведем пример дизайна листа согласования документа. Было бы плохо, если бы мы не отметили то, что эта форма комфортна и для электронного наполнения, и для внедрения в картонном виде.

Комментарии

Пока нет комментариев

Написать комментарий



Список сравнения пуст
Список пуст
Почта   Подпишись на       нашу рассылку!
Информация


Введите капчу


Все бренды:

Best Buhshop


Гарантия качества
Календарь бухгалтера