Бест Бухшоп - лучший интернет магазин для бухгалтеров с бесплатной доставкой по всему миру!
Наш магазин продает книги и журналы по бухгалтерскому учету. Наши издания признаны самыми лучшими и актуальными.
Они помогают в работе огромному количеству бухгалтеров, благодаря им вы сократите поиск нужной информации и
будете быстро и легко решать все рабочие вопросы. У нас самые низкие цены и огромное количество скидок и акций.

Сроки хранения документов 2016

19.04.2016

Теги: Бухгалтерсий учет, Новости по бухгалтерскому учету, Новости по бухучету, Обучение бухучету, Статьи для бухгалтеров, Статьи по бухучету



Организации должны обеспечивать сохранность документов. Сроки хранения документов, по истечении которых они могут быть уничтожены, установлены законодательством. Как бы это было не странно, но из данной статьи вы узнаете, как долго следует хранить документы, связанные с персоналом.

Где прописаны сроки хранения документов Сроки хранения документов прописаны в Списке типовых управленческих архивных документов, утвержденном приказом Минкультуры Рф от 25.08.2010 № 558. Исчислять сроки хранения документов следует исчислять с 1 января года, последующего за годом окончания их делопроизводства (п. 1.4 части I «Общие положения» приложения к приказу № 558).

Для вашего удобства информацию о сроках хранения документов, связанных с персоналом организации, мы представили в виде таблице (см. ниже) ПРИМЕР. Само-собой разумеется, сотрудник уволился 30 сентября 2015 года.

Возможно и то, что до какой даты обязана, мягко говоря, храниться его личная карточка? Личные карточки работников хранятся 75 лет (ст. 658 раздела II Списка управленческих документов). Конечно же, все мы очень хорошо знаем то, что отсчет срока следует начать с 1 января 2016 года. Соответственно карточка обязана храниться до 31 декабря 2091 года.

Обозначения для сроков хранения документов Сроки хранения документов в Списке типовых управленческих архивных документов, стало быть, определены числовыми показателями, к примеру 5 либо 75 лет. Для неких документов время хранения точно не прописано.

Срок указан словами, буквенными обозначениями. Необходимо подчеркнуть то, что разберемся, как слова перевести в годы. «Постоянно» значит, что длительность хранения не также быть может наименее 10 лет. Это касается организаций, не являющихся источниками комплектования муниципальных, городских архивов. Не для кого не секрет то, что срок хранения «до минования надобности» не быть может наименее 1-го года.

Возможно и то, что отметка «ЭПК» («ЦЭК», «ЭК») значит, что часть документов, вообщем то, быть может отнесена к сроку хранения «постоянно». Несомненно, стоит упомянуть то, что малые сроки хранения Список типовых управленческих архивных документов не является единственным нормативным актом, который регулирует сроки хранения документов. И даже не надо и говорить о том, что так, к примеру, налоговым законодательством установлен малый срок хранения документов, нужных для исчисления и уплаты налогов.

Все давно знают то, что он составляет более 4, наконец, лет (подп. 8 п. 1 ст. 23 и подп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ). Хранить первичные учетные документы, регистры, как многие думают, бухгалтерского учета нужно более 5 также лет (ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ). Ответственность за нарушение сроков хранения документов Ежели нарушены сроки хранения документов, организации угрожает штраф.

Все давно знают то, что так, ежели при проверке инспекторы найдут отсутствие первичных документов, регистров бухгалтерского учета, они вправе наложить на компанию штраф в размере (ст. 120 НК РФ): 10 000 руб. — ежели нарушения совершены в течение 1-го налогового периода; 30 000 руб. — ежели нарушения совершены в течение наиболее чем 1-го налогового периода.

В Кодексе о административных правонарушениях предвидено несколько статей, в каких говорится о штрафах за нарушение сроков хранения документов. Размер штрафа зависит от вида нарушения. Вообразите себе один факт о том, что так, нарушение акционерным обществом либо обществом с ограниченной ответственностью сроков хранения документов наказывается штрафом (ст. 13.25 КоАП РФ): от 2500 до 5000 руб. — для должностных лиц; от 200 000 до 300 000 руб. — для юридических лиц.

Ежели нарушение сроков хранения документов привело к искажению сумм начисленных налогов и сборов более чем на 10%, санкции, вообщем то, будут возложены на, как всем известно, должностных лиц. Обратите внимание на то, что им придется заплатить штраф в размере от 2000 до 3000 руб. (ст. 15.11 КоАП РФ). Все знают то, что обратите внимание: никто не может нести административную ответственность два раза за одно и то же административное правонарушение (ч. 5 ст. 4.1 КоАП РФ).

Требования к срокам хранения документов бухгалтерского и налогового учета

Законодательство о бухгалтерском и налоговом учете, о архивном деле устанавливает разные требования к срокам хранения документов бухгалтерского и, как люди привыкли выражаться, налогового учета и отчетности. Все давно знают то, что разница в сроках хранения документов обоснована значимостью документа, его необходимостью для ведения бухгалтерского учета, для исчисления и уплаты налогов.

Так, в НК РФ установлен предельный четырехлетний срок хранения документов бухгалтерского и налогового учета, которые нужны для исчисления и уплаты налогов. Данный срок в согласовании с п.п. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ распространяется и на документы, подтверждающие получение доходов, воплощение расходов (для организаций и личных бизнесменов), также уплату (удержание) налогов.

Законодательством о бухгалтерском учете установлен малый пятилетний срок хранения данных бухгалтерского учета и отчетности. Необходимо подчеркнуть то, что другие сроки хранения в зависимости от вида документа инсталлируются законодательством о архивном деле. Так, согласно ст. 17 Федерального закона от 21.11.96 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (дальше – Закон № 129-ФЗ) организации должны хранить первичные, как всем известно, учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в согласовании с правилами организации муниципального архивного дела, но более 5, стало быть, лет.

Ранее требования муниципального архивного дела к хранению документов содержались в Списке типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием срока их хранения, утвержденном Федеральной архивной службой Рф 6.10.2000 г. В согласовании с приказом Росархива от 26.08.10 г. № 63 указанный Список утратил силу. Не для кого не секрет то, что в текущее время действует Список типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности муниципальных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Минкультуры Рф от 25.08.10 г. № 558 (дальше – Список). Данным Списком установлены определенные виды документов бухгалтерского учета и отчетности с указанием сроков их хранения.

В целом документы по сроку хранения делятся на последующие группы: документы с ограниченным периодом хранения (1 год, 3 года, 5 лет и т.д.), документы неизменного хранения; хранения до минования надобности; хранения до подмены новенькими документами. К примеру, аналитические документы (таблицы, доклады) к годовой, как все говорят, бухгалтерской отчетности должны храниться 5 лет; лицевые карточки, счета работников – 75 лет. Передаточные, разделительные, ликвидационные балансы, приложения, пояснительные записки к ним, свидетельства о постановке на учет должны наконец-то храниться повсевременно. Исполнительные листы работников – до минования надобности. Бланки форм статистической отчетности в организациях, не являющихся их разрабами, – до как раз подмены новенькими и т.д.

Документы, подтверждающие исчисление и уплату сумм страховых взносов во внебюджетные фонды, должны храниться в течение 6 лет (п. 6 ч. 2 ст. 28 Федерального закона от 24.07.09 г. № 212-ФЗ).

Сроки хранения кадровой документации

Сроки хранения кадровой документации определены в Списке для:

документов, которыми оформляются, как большинство из нас привыкло говорить, трудовые дела, а именно:

В целом документы по сроку хранения также, мягко говоря, делятся на последующие группы: документы с ограниченным периодом хранения, документы неизменного хранения; хранения до минования надобности; хранения до подмены новенькими документами. Применительно к кадровым документам добавлена группа хранения – до востребования.

Кадровой документации в Списке, вообщем то, заведены разделы 7 «Трудовые отношения» и 8 «Кадровое обеспечение». Было бы плохо, если бы мы не отметили то, что к примеру, трудовые договоры (служебные контракты), трудовые соглашения, договоры подряда, не вошедшие в состав личных дел, хранятся 75 лет; личные карточки работников, в том числе временных работников, хранятся 75 лет; свойства, резюме работников, не вошедшие в состав личных дел, хранятся 5 лет и т.д. по перечню; подлинные личные документы (трудовые книги, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства) хранятся до востребования, а невостребованные 75 лет.

Порядок хранения бухгалтерских документов

С целью хранения документов организация делает архивы (ч. 2 ст. 13 Федерального закона от 22.10.04 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Русской Федерации»). Вообразите себе один факт о том, что согласно Положению о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденном Минфином СССР от 29.07.83 г. № 105, первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы подлежат, как все знают, неотклонимой передаче в архив. При всем этом работа организуется в согласовании с Основными правилами работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 6.02.02 г.).

Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы до передачи их в архив компании, учреждения должны храниться в бухгалтерии в особых помещениях либо закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных основным бухгалтером. Бланки серьезной отчетности должны, стало быть, храниться в сейфах, железных шкафах либо, как большая часть из нас постоянно говорит, особых помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.

Порядок хранения первичных и выходных документов на машиночитаемых носителях определен в соответственных, как люди привыкли выражаться, нормативных документах, регламентирующих ведение бухгалтерского учета в критериях его механизации (автоматизации).

Обработанные вручную первичные документы текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке и сопровождаются справкой для архива. Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами должны быть подобраны в хронологическом порядке и переплетены. Необходимо отметить то, что отдельные виды документов (наряды на работу, сменные рапорты) могут храниться непереплетенными, но подшитыми в папках во избежание их утери либо злоупотреблений.

Минфин Рф в письме от 24.07.08 г. № 03-02-07/1-314 отмечает, что хранение первичных документов, документов бухгалтерского и, как мы выражаемся, налогового учета может осуществляться в электронном виде, ежели другое не предвидено нормативными правовыми актами, как все знают, Русской Федерации. Несомненно, стоит упомянуть то, что при всем этом их хранение на машинных носителях инфы следует, мягко говоря, осуществлять в согласовании с Федеральным законом от 10.01.02 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» с применением электронной, как все знают, цифровой подписи, равнозначной собственноручной подписи в документе на картонном носителе инфы.

Сохранность первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив так сказать обеспечивает основной бухгалтер компании, учреждения. Вообразите себе один факт о том, что выдача первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов из бухгалтерии и из архива компании, учреждения работникам остальных структурных подразделений компании, учреждения, обычно, не допускается, а в отдельных вариантах может, наконец, производиться лишь по распоряжению главенствующего бухгалтера.

Изъятие первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов у компаний, учреждений, наконец, может производиться лишь органами дознания, подготовительного следствия, прокуратуры и судами на основании постановления этих органов в согласовании с работающим уголовно-процессуальным законодательством. Изъятие, мягко говоря, оформляется протоколом, копия которого вручается под расписку соответственному должностному лицу компании, учреждения.

Всем известно о том, что с разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, надлежащие должностные лица компании, учреждения могут снять копии с изымаемых документов с указанием оснований и даты их изъятия. Необходимо отметить то, что ежели изымаются недооформленные тома документов (не подшитые, не пронумерованные и т. д.), то с разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, надлежащие должностные лица компании, учреждения могут дооформить эти тома (сделать как бы опись, пронумеровать листы, прошнуровать, опечатать, заверить собственной подписью, печатью).

Порядок хранения кадровой документации

Кадровые документы могут храниться в кадровой службе либо архиве организации. Мало кто знает то, что порядок хранения кадровой документации регулируется отдельными положениями трудового законодательства применительно к разным видам документации.

Так, к примеру, в ст. 87 ТК РФ установлена обязанность работодателя обеспечить сохранность индивидуальных данных работника. Индивидуальные данные работника – это информация, нужная работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся, как всем известно, определенного работника (ст. 85 ТК РФ). Всем известно о том, что к индивидуальным данным относится информация, содержащаяся в личном деле.

Порядок хранения индивидуальных данных работников устанавливается работодателем с соблюдением требований ТК РФ и других федеральных законов (ст. 87 ТК РФ). Следовательно, работодатель должен издать соответственный локальный нормативный акт, регулирующий вопросцы хранения и использования индивидуальных данных, также обеспечивающий их защиту от неправомерного использования либо утраты.

Законодательство не устанавливает определенные требования к оборудованию помещения, где должны храниться индивидуальные данные. Меж тем во избежание несанкционированного доступа к индивидуальным данным работников, вообщем то, рекомендуется оборудовать помещение, где хранятся такие данные, запирающимися шкафами для хранения инфы на, как все знают, картонных носителях. Было бы плохо, если бы мы не отметили то, что работодатель должен установить в локальном нормативном акте требования к помещению, где хранятся индивидуальные данные работников, и условия их хранения. Следует также учесть, что как бы индивидуальные данные работника хранятся в документированной форме, нрав которой также как раз определяется работодателем.

Отдельные требования предъявляются к хранению бланков трудовых книг. Возможно и то, что бланки трудовой книги и вкладыша в нее как бланки серьезной отчетности должны храниться в сейфах, железных шкафах либо особых помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность (п. 42 Правил ведения и хранения, как всем известно, трудовых книг, п. 6.2 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Минфином СССР 29.07.83 г. № 105).

Виды документов и сроки их хранения

В согласовании с п. 4 ст. 89 НК РФ в рамках выездной налоговой проверки быть может проверен период, не превосходящий 3-х как бы календарных лет, предшествующих году, в каком вынесено решение о проведении проверки. Данный срок соотносится со сроком хранения документов, который установлен п.п. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ, – четыре года.

Принципиальным будет то событие, что отсутствие у налогоплательщика документов из-за нарушения требований о сохранности дает налоговой инспекции право найти сумму налога к уплате в бюджет расчетным методом. Данное право обосновано положениями п.п. 7 п. 1 ст. 31 НК РФ. В согласовании с правовой позицией Конституционного Суда РФ, изложенной в Определении от 5.07.05 г. № 301-О, расчетный путь исчисления налогов при обоснованном его применении не как бы может рассматриваться как ущемление прав налогоплательщиков. И действительно, корректность такового подхода подтвердил и ВАС РФ в Определении от 31.03.10 г. № ВАС-5/10.

Что касается периода проверок гос инспекции по труду, то следует учитывать, что нормативные акты, регулирующие вопросцы проведения таковых проверок не устанавливают срок, за который быть может проверена деятельность организации на предмет соблюдения законодательства о труде. В связи с сиим можно, в конце концов, сделать вывод о том, что период проверки должен соотноситься со сроками хранения документации.

Утрата документов

Утрата документов в организации может произойти по как бы различным причинам: в случае пожара, хищения, утери и пр.

В случае смерти либо пропажи первичных документов управляющий организации назначает приказом комиссию по расследованию обстоятельств пропажи, смерти, в которую при необходимости как бы приглашаются представители следственных органов, охраны и муниципального, как большинство из нас привыкло говорить, пожарного надзора (п. 68 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденные Минфином СССР 29.07.83 г. № 105).

В согласовании с п. 2 ст. 12 Закона № 129-ФЗ в случае стихийного бедствия, пожара либо остальных чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными критериями, непременно проведение инвентаризации. Мало кто знает то, что результаты проведенной инвентаризации являются основанием для отражения убытков в бухгалтерском учете.

Порядок проведения инвентаризации и метод отражения результатов установлен Методическими указаниями по инвентаризации имущества и денежных обязанностей, утвержденными приказом Минфина Рф от 13.06.95 г. № 49. Не считая того, управляющий организации должен сделать меры к восстановлению тех первичных документов, которые подлежат восстановлению и хранению в течение установленного законодательством срока. К примеру, копии выписок о движении, как мы выражаемся, денег по счетам в банках можно запросить у банков, в каких открыты счета организации; договоры, акты, накладные можно запросить у контрагентов и т.д. (письмо УМНС РФ по г. Не для кого не секрет то, что москве от 13.09.02 г. № 26-12/43411).

Ликвидирование документов

Ликвидирование документов в организации делается в согласовании с требованиями Главных правил работы архивов в организации (одобрены Решением Коллегии Росархива 6 февраля 2002 г.). Уничтожаются, обычно, документы с истекшим сроком хранения.

Документы для ликвидирования как бы отбирает экспертная комиссия. Надо сказать то, что при всем этом, как заведено, экспертной комиссией составляется акт о выделении документов к уничтожению. Несомненно, стоит упомянуть то, что к акту прилагается опись дел с временными сроками хранения за определенный период времени. Конечно же, все мы очень хорошо знаем то, что описи дел и акты должны рассматриваться экспертной комиссией в едином комплексе и утверждаться управляющим организации. Дела, включенные в утвержденный акт о выделении документов для поражения, отделяются от, как все знают, других дел и, наконец, хранятся в специально отведенном месте. Отобранные для ликвидирования и включенные в акты документы передаются на ликвидирование.

Предусмотрен последующий порядок поражения документов организации. Возможно и то, что папки с документами (дела), подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Перед сдачей папки с документами, наконец, упаковываются, а в нужных вариантах опечатываются.

Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Мало кто знает то, что передача дел как раз оформляется приемо-сдаточной накладной, в какой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес, как все говорят, картонной макулатуры. Всем известно о том, что погрузка и вывоз на утилизацию осуществляются под контролем сотрудника, ответственного за обеспечение сохранности документов архива.

Экспертная комиссия обязана зафиксировать факт поражения всех бумаг (передачи на переработку) и составить очередной акт о ликвидировании документов. К акту прилагается накладная, согласно которой документы были переданы в переработку. Было бы плохо, если бы мы не отметили то, что этот акт также утверждается управляющим организации. Необходимо отметить то, что акт о выделении документов к уничтожению совместно с описями дел, акт о ликвидировании документов хранятся в архиве общества в формируемом деле.

Ответственность за сохранность документов

Применительно к документам, как многие выражаются, бухгалтерского учета и отчетности законодательством, вообщем то, установлена административная ответственность за нарушение сроков хранения документов на основании ст. 15.11 КоАП РФ. И действительно, согласно данной норме грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности, а равно порядка и сроков хранения, как многие думают, учетных документов влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 2-ух до 3-х тыщ рублей.

При всем этом ответственность за компанию хранения первичных учетных документов, регистров, как мы с вами постоянно говорим, бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в организации будет нести управляющий организации (ч. 3 ст. 17 Закона № 129-ФЗ).

Не считая того, нарушение порядка хранения документов, повлекшее их утрату, может повлечь, как многие выражаются, налоговую ответственность организации по ст. 120 либо 126 НК РФ.

Норма ст. 120 НК РФ устанавливает, как многие думают, налоговую ответственность за грубое нарушение организацией правил учета доходов и (либо) расходов и (либо) объектов налогообложения. При всем этом под, как заведено, грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения для целей ст. 120 НК РФ понимается отсутствие первичных документов либо отсутствие счетов-фактур, либо регистров бухгалтерского учета. Штраф за данное нарушение составляет от 5000 до 15 000 руб. в зависимости от продолжительности совершения нарушения. Ежели же нарушение повлекло за собой неуплату налога, то сумма штрафа составит 10% от суммы неуплаченного налога, но более 15 000 руб.

Применение штрафных санкций по ст. 120 НК РФ обоснованно, ежели нарушение порядка хранения документов повлекло их утрату, что доказано и, как большая часть из нас постоянно говорит, арбитражными судами.

К примеру, ФАС Северо-Западного округа в постановлении от 4.08.04 г. по делу № А13-4401/03-11 показывает на правомерность внедрения штрафа по ст. 120 НК РФ из-за, как многие выражаются, того, что общество не обеспечило сохранность и восстановление первичных бухгалтерских документов, уничтоженных пожаром. Надо сказать то, что аналогичной позиции держится ФАС Столичного округа в постановлении от 23.09.08 г. № КА-А40/8513-08-2 по делу № А40-52908/07-115-325.

Норма ст. 126 НК РФ устанавливает ответственность за непредставление налоговому органу нужных документов для воплощения налогового контроля. Штраф за данное нарушение установлен в размере 50 руб. за каждый непредставленный документ.

Но следует учитывать, что применение ответственности по ст. 120 и 126 НК РФ зависит от вины нарушителя. Потому в ситуации, когда утрата документов произошла не по вине налогоплательщика, применение мер ответственности будет необоснованным.

Что касается нарушения правил хранения кадровой документации, то в отношении должностных лиц организации, стало быть, быть может использована ответственность по ст. 13.20 КоАП РФ. Конечно же, все мы очень хорошо знаем то, что согласно данной норме нарушение правил хранения, комплектования, учета либо использования архивных документов влечет предупреждение либо наложение административного штрафа на должностных лиц – от 300 до 500 рублей.

Комментарии

Пока нет комментариев

Написать комментарий



Список сравнения пуст
Список пуст
Почта   Подпишись на       нашу рассылку!
Информация


Введите капчу


Все бренды:

Best Buhshop


Гарантия качества
Календарь бухгалтера